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領収書や納品書などの証憑文書をスキャンして電子保存
電帳法スキャナ保存適用と業務フロー対応を支援

電帳法スキャナ保存対応ソリューション

Paplesは帳票データだけでなく、明細データや関連する証憑書類を取り込み一元管理し、電子帳簿保存法の要件に沿った証憑の電子保存・管理が可能です。領収書や受領した請求書などの保管・管理コストを削減し、ペーパーレス化を促進します。

また、同法の要件には一定期間毎のタイムスタンプの検証作業が必要となるなど特有の要件がありますが、「タイムスタンプ一括検証」などの専用機能により、効率的に処理できます。

Paples(Ver.5.2)はJIIMA(※注1)の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアのため、同法要件に必要な機能を備えたソフトウェアとして、安心してご利用いただけます。

Paplesは「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分(※注2)全てに活用できるだけでなく、税務調査や各種監査もPaplesだけで対応できる機能を備えており、企業側の対応負荷を軽減します。

NHSでは、多数の同法対応システムコンサルティング実績を元に、要件に沿った業務フローの見直しからシステム対応や備付資料作成支援まで、提携税理士と連携し、NHS専門コンサルタントがサポートいたします。(※注3)


※注1 JIIMA:公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の略称。

※注2 「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分は各「帳簿の電磁的記録等による保存」・「書類の電磁的記録等による保存」・「電磁的記録等によるスキャナ保存」・「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に対応します。

※注3 法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。

課題

  1. 領収書や納品書などの証憑書類や受領した請求書などの紙での保存をやめたい。
  2. 電帳法スキャナ保存対応を検討しているが、システム要件や業務処理フロー適用などに不安を感じる。
  3. スキャナ保存の運用要件を満たす業務フローが煩雑となるので効率化したい。
  4. 将来的には「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」すべての区分に対応し、会社全体のペーパーレス化と文書情報管理を促進したい。

ソリューション概要

担当者が証憑内容を基幹・業務システムに入力すると、明細データをシームレスにPaplesに連携します。証憑書類をスキャニングし、属性情報と共にバッチ処理でPaplesに取り込むと、Paples内で明細データと自動的に関連付けされて保存されます。担当者は原本の証憑書類と保存された証憑データをPaplesのビュアーで確認し、タイムスタンプを付加します。(※令和3年度税制改正により、タイムスタンプ取得は必須要件ではなくなりました。)

証憑データは文書管理画面や明細データ管理画面からいつでも検索、閲覧できるので、問合せ対応も迅速に行える他、定期検査業務も「タイムスタンプ一括検証機能」で容易に対応が可能です。同法要件に適用することで原本書類の破棄が可能となり、証憑書類のペーパーレス化を実現できます。

(2022.11)電子帳票からもドキュメントの紐付け登録が可能になりました。
上位システムで伝票処理したデータをPaplesに自動連携し、電子帳票を生成した後に証憑ドキュメントを登録し、承認ワークフローで承認するなど、一連の業務フローをPaplesで電子化できます。

(2023.07)AI-OCR連携によるドキュメント登録時の属性情報自動設定が可能になりました。
AI-OCR連携機能を利用し、事前定義にてOCR項目とのマッピングを行うことで、登録するドキュメント内の属性情報を自動で設定することが可能です。属性情報の入力作業を大幅に軽減し、入力ミスの削減にもつながります。

ソリューションの特長・効果

  1. 税務上必要となる取引関連書類には一定期間の保存義務がありますが、近年電帳法の改正・要件緩和により、領収書、納品書などの証憑文書や受領した請求書などの取引関連書類について金額上限が撤廃され、金額に関わらず一定要件下でのスキャニングによる電子保存が可能となりました。
    また、令和3年度の改正により、「適正事務処理要件」も廃止され、今後ますます要件対応が容易になると考えられます。一方で、税務調査時に違反など問題が発覚した際にはより重いペナルティが科される改正も盛り込まれており、企業の自己管理責任/内部統制対応が課題となります。
    Paplesの導入とNHSのシステムコンサルティングにより、事務処理フローについても同法のスキャナ保存要件に対応し、Paplesに明細データと共に紐付け保存することで、原本の破棄が可能となります。(※一定要件下の運用が必要)
  2. 電帳法スキャナ保存対応に求められるシステム要件や事務処理フローについて、万一税務調査時に問題が発覚すればペナルティが重く科されます。そのためNHSでは業務フローや実際の運用面での注意点などについて専門家による支援をお勧めしています。
  3. 電帳法スキャナ保存対応や内部統制の徹底を実施しようとすると、業務が煩雑化するなどの懸念もあります。Paplesは特に定期検査や内部監査監などの業務を効率化する様々な機能を搭載しています。例えば、証憑書類について定期的に完全性(改ざんされていない事)を確認する検証を実施する場合、Paplesの「タイムスタンプ一括検証機能」により効率的に検証が可能です。
  4. Paplesは一製品で電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」の区分すべてをサポートする事が可能です。お客様の更改タイミングに合わせ、どの区分/帳簿書類から対応するのが効率的か専門コンサルタントとご相談頂くことで、スムーズな対応計画を策定できます。全社的なペーパーレス化や文書情報管理の促進に向けて是非ご相談下さい。

電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証

Paples(ver.5.2)は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアです。

同認証制度は、JIIMAがスキャナ保存を行う市販ソフトウェアの機能が電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を充足していると判断したソフトウェアを認証する制度です。
これにより、Paples(ver.5.2)を検討されるお客様は、電帳法が要求している機能が備わっているかを個々にチェックしなくても、安心してご導入いただけます。

なお、認証されたソフトウェアの一覧は、JIIMAから国税局に提出されます。

  • 電子取引ソフト法的要件認証制度
  • 電子書類ソフト法的要件認証
  • 電子帳簿ソフト法的要件認証制度
  • 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度

※Paples(ver.5.2)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。

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