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領収書や納品書などの証憑文書をスキャンして電子保存
電帳法スキャナ保存申請と適正事務処理を支援

スキャナ保存申請支援ソリューション

Paplesは帳票データだけでなく、明細データや関連する証憑書類を取り込み一元管理し、電子帳簿保存法の申請要件に沿った証憑の電子保存・管理が可能です。領収証や受領した請求書などの保管・管理コストを削減し、ペーパーレス化を促進します。

また、同法の要件である適正事務処理については、タイムスタンプ一括検証など専用の機能により効率的に処理できます。

「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」申請区分(※注)を一製品でカバーできるだけでなく、税務調査や各種監査もPaplesだけで対応できるようになり、企業側の対応負荷を軽減します。

NHSでは、多数の同法申請コンサルティング実績を元に、適正事務処理要件に沿った業務フローの見直しからシステム対応や申請支援まで、提携税理士と共にサポートいたします。

課題

  1. 領収書や納品書などの証憑書類や受領した請求書などの紙での保存をやめたい。
  2. 電帳法スキャナ保存区分申請を検討しているが、適正事務処理要件やその他の業務への対応に不安を感じる。
  3. 適正事務処理やその他の運用要件を満たす業務フローが煩雑となるので効率化したい。
  4. 将来的には「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」すべての区分を申請し、会社全体のペーパーレス化と文書情報管理を促進したい。

ソリューション概要

担当者が証憑内容を基幹・業務システムに入力すると、明細データをシームレスにPaplesに連携します。紐付用コード付きの台紙を印刷し、台紙と共に証憑書類をスキャニングすると、Paples内で明細データと自動的に紐付き、保存されます。担当者は元本の証憑書類と保存された証憑データをPaplesのビュアーで確認し、タイムスタンプを付加します。

証憑データは文書管理画面や明細データ管理画面からいつでも検索、閲覧できるので、問合せ対応も迅速に行える他、電帳法の運用要件にある定期検査業務も「タイムスタンプ一括検証機能」で容易に対応が可能です。検査後は元本書類の破棄が可能となり、証憑書類のペーパーレス化を実現できます。

ソリューションの特長・効果

  1. 税務上必要となる取引関連書類には一定期間の保存義務がありますが、近年電帳法の改正・要件緩和により、領収書、納品書などの証憑文書や受領した請求書などの取引関連書類について3万円未満の金額上限が撤廃され、金額に関わらず、一定要件下でのスキャニングによる電子保存が可能となりました。同法スキャナ保存を申請し、Paplesに明細データと共に紐付け保存することで、元本の破棄が可能となります。(※一定要件下の運用が必要)
  2. 電帳法スキャナ保存申請に求められる適正事務処理要件には、証憑書類をスキャンする人により期限や要件が細かく定められています。そのためNHSでは業務フローや実際の運用面での注意点などについて専門家による支援をお勧めしています。
  3. 電帳法スキャナ保存申請に求められる適正事務処理要件には、対応が煩雑な要件も含まれます。それ故、申請を躊躇されるお客様もおられます。Paplesは特に煩雑な業務を効率化する様々な機能を搭載しています。例えば、証憑書類について定期的に完全性(改ざんされていない事)を確認する検証を求められますが、Paplesの「タイムスタンプ一括検証機能」により、効率的に検証が可能です。
  4. Paplesは一製品で電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」の申請すべてをサポートする事が可能です。お客様の更改タイミングに合わせ、どの申請から対応するのが効率的か専門コンサルタントとご相談頂くことで、スムーズな申請計画を策定できます。全社的なペーパーレス化や文書情報管理の促進に向けて是非ご相談下さい。

※注
「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」申請区分は各「帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請」・「書類の電磁的記録等による保存等の承認申請」・「電磁的記録等によるスキャナ保存の承認申請」に対応します。

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