Paplesを利用した様々な業種・業態のお客様事例をご紹介
導入事例のご紹介 日産化学株式会社 様
請求書の作成から内容確認、捺印、取引先への配信、送達確認までの
一連のプロセスを電子化
取引先への送達スピード向上や紙ベースで発生する様々なリスクを回避し、
顧客サービス向上とコスト削減・業務効率化を実現
導入ソリューション・オプション
連携・周辺システム
対象帳票
- 基幹システムから出力される全国4事業部分の請求書約1000枚／月
導入前の課題・状況
- 1. 請求書の印刷を従来のセンター集中印刷から各事業部ごとの分散印刷に切り替えたが、紙ベースである以上、印刷・封入・郵送の作業負荷や各種コスト、郵送トラブルや破損リスクは解消されなかった。そこで、請求書作成から送達までの全てのプロセスの電子化、システム化を検討。
- 2. 発行した請求書は全て証憑として紙で保管していたため、ファイリング作業や保管スペースの確保が必要であった。
導入効果
- 1. NHSの電子帳票基盤システムPaplesとコクヨ株式会社の帳票配信クラウドサービス@Tovasとを組み合わせた帳票電子配信ソリューションを採用。帳票の作成から送達確認までの処理をシステム上で完結させ、担当者がPaplesの画面上で請求書の内容をチェック・電子捺印し、即座に取引先へ配信できるようになった。リードタイム短縮や経費削減、作業負荷の軽減だけでなく、紙ベースで発生する様々なリスクを回避できた。
- 2. 作成した請求書は自動でPaples上に長期電子保管され、いつでもWeb画面上で確認できるため、紙で保管する必要が無くなった。またメモ等付加した再発行処理も容易に行え、履歴管理できるようになった。
- 3. 既存の請求書レイアウトがそのまま利用できるほか、ステータスをチェックする事で、従来出来なかった送達確認が出来るようになった。長期間請求書がダウンロードされていない取引先に個別にご案内を送ることで取得漏れを防止し、顧客サービスの向上にもつながった。
導入プロジェクトの要点
- 請求書のペーパーレス化基盤整備のため、帳票作成から電子保管、配信管理までをトータルにサポートできるPaplesを採用。自社の組織に合った階層構造で帳票の保管・管理が可能であり、請求書のチェックワークフローや電子捺印をWeb画面上で行える点を評価。
- @Tovasは取引先ごとに専用データ領域を用意し、お客様が自社分の請求書を一括で受け取れる私書箱送信機能を備えており、SSL通信によるWebアクセスだけでなく、クラウドサーバ上のデータ保管も全て暗号化されており、セキュアな配信手段として利用できる点を評価。
- 基幹システムで生成された請求書データをPaplesがシームレスに取り込み、帳票レイアウトと合わせて請求書イメージを作成。各事業部のチェック担当者がWeb画面上で一覧表示される金額や支払条件などをチェックし一括捺印機能で電子印鑑を押印。「@Tovas送信」ボタンを押すと@Tovasに連携し、取引先にダウンロード用のメールが配信される。取引先はメール1通ごとに1件の請求書を受信するか、私書箱送信機能により一括受信するかをあらかじめ選択できる。
現在
- 現在、請求書以外にも仕切書の作成・送付をこの帳票基盤で行っている。今後はお客様や外部の取引先との間で生じるより広範な書類の電子配信にも活用することを検討している。
COMPANY PROFILE
日産化学株式会社 様
1887年に日本初の化学肥料製造会社である東京人造肥料会社として創業。以来、130年にわたり、旺盛なパイオニア精神に基づいて、社会の進歩を促す革新的な技術と事業への挑戦を続けてきた。
今日では、機能性材料事業をはじめ、化学品事業や農業化学品事業、医薬品事業など、広範な領域でビジネスを展開している。
| 創業 | 1887年 |
|---|---|
| 資本金 | 189億4,200万円 |
| 従業員数 | 2,402名（連結、2017年3月現在） |
| 年商 | 1,803億円（連結、2017年3月決算） |
| 事業内容 | 機能性材料、農業化学品、医薬品、化学品の開発・製造・販売 |
※2017年7月現在
※お客様の各社名・商標他掲載内容は掲載当時のものです。
