物品受領書や納品書を電子化し納品・手配関連データと一元管理
トレーサビリティ向上とDX化を推進
物品受領書電子化・納品データ統合管理ソリューション
発行・受領した物品受領書は商品を受け取ったことを証明する「信憑書類」として7年間の保管義務がありますが、取引先に受領サインなどを貰った物品受領書の保管や管理にコストと手間をかけていないでしょうか？
Paplesなら効率よく物品受領書を電子保存し、納品データなどの基幹・業務システムのデータと紐付けて統合管理することができます。また、受領書・納品書の生成や各拠点への分散印刷、基幹・業務システムへの受領実績データのフィードバックも可能です。
生産・物流関連帳票のトレーサビリティ向上や証憑の管理レベルを向上し、ペーパーレス化・DX化を支援します。
課題
- 保存義務のある物品受領書の保管・管理のコスト削減やペーパーレス化を実現したい。
- 納品や商品お届けに関する問合せ対応を効率化したい。
- 本社や各支店、グループ企業間で情報を共有し一元管理したい。
ソリューション概要
物品受領書を基幹・業務システムから出力する際、納品番号や日付けなどキーとなる情報を含むQRコードを生成し、印刷します。
各拠点では、納品時に回収したサイン入り物品受領書をスキャンし電子化します。
Paplesはスキャナとシームレスに連携し、スキャン後出力されたPDFおよびQRコードから取得した属性情報を自動で取り込みます。
（注: QRコードから属性情報を自動出力しPaplesとシームレスに連携可能なスキャナの機種はお問い合わせください。）
別途、Paplesに基幹・業務システムの納品・手配関連データを連携することで、キー情報を元に物品受領書PDFと納品・手配関連データとを自動で関連付けて保存します。
本社や各拠点の担当者は、いつでもどこからでもWebブラウザで物品受領書や納品データを検索・参照することができます。
Paplesの帳票作成・出力機能を利用して、物品受領書や納品書を生成し、各拠点のオープンプリンタに分散印刷することも可能です。
また、物品受領書の回収実績管理などのため、基幹・業務システムにステータスをフィードバックさせることもできます。ソリューションの特長・効果
- Paplesならスキャナとシームレスに連携し、手間を最小限に受領ドキュメントの保存・管理が可能です。基幹・業務システムのデータと関連付けて長期間電子保存することができます。保管場所の確保や紛失防止対策、整理や管理コストの削減を実現します。また、Paplesは電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件にも準拠しており、物品受領書の書面の原本破棄についてもご相談いただけます。
（注: 原本破棄には税理士など専門家の確認が必要など各種要件がございますので、詳しくはNHSの専門コンサルタントにご相談ください。） - Paplesに保存されたドキュメントは様々な条件指定や範囲指定による検索も可能となり、問合せ対応の効率化を実現します。
- PaplesはWebブラウザからいつでもどこからでもドキュメントを検索・表示できるので、支店や配送センターで登録した内容を本社やグループ企業からも参照でき、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。
