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マイナンバーをオンプレミスの独立環境で管理する事で
マイナンバー記載帳票をセキュアに運用!

マイナンバー制度対応ソリューション

Paplesのマイナンバー制度対応ソリューションは、マイナンバーとマイナンバーが付加された帳票データをオンプレミスの独立したシステムで管理する事により、マイナンバー情報へアクセスできる担当者や端末を局所化し、セキュアな運用を可能にします。また、従来のマイナンバーを含まない帳票の運用を大きく変更せずに導入が可能です。

課題

  1. 既存の帳票システム内でマイナンバーも管理すると権限範囲が広くなり過ぎる。
  2. 既存のシステムと運用方法では物理的/技術的安全管理措置が守れない。
  3. 法定保管期限が経過したマイナンバーとその関連帳票を漏れなく確実にデータ消去・破棄する運用が煩雑である。
  4. 今まで紙で取り扱ってきた人事帳票類もこの機会に電子化し、証跡が残るようにセキュアに管理したい。
  5. 人事システムのマイナンバー対応は検討したが会計システム(支払調書等)の検討が未対応である。

ソリューション概要

収集されたマイナンバーは独自管理のマイナンバー専用DBにキーコードと紐付けられた形で保管されます。
Paplesはその他の帳票データとマイナンバー情報を合わせて帳票を作成し、あらかじめ指定された特定のプリンタに出力します。Paples内の帳票データはマイナンバー有無別に保管しています。
Paples独自のデータ形式で保管しているため万一不正にHDDデータを抜き取られても解読は困難です。また、電子帳票を画面で参照する際にはマイナンバー記載箇所はマスキングされており、覗き見や画面撮影などによる情報漏えいを防止します。

また、マイナンバーの法定保存期間経過後の速やかな削除義務についても、Paplesなら設定期限後のデータ自動削除機能により、マイナンバーとその関連帳票のデータ削除漏れをなくし、管理負荷を軽減します。 アクセス権限の管理面では、マイナンバー管理DBのアクセス権限保持者とPaplesでのマイナンバー記載帳票の出力、設定権限保持者を制限する事で「事務取扱担当者」を限定でき、セキュアな運用を支援します。また、マイナンバー登録端末とマイナンバー出力指定プリンタを隔離ブースに設置する事で「特定個人情報管理区域」の管理が容易になります。
さらに、通常のPaplesよりログ取得・管理の機能強化により、定期的なアクセス状況調査やマイナンバー提供者からの利用内容開示請求にも迅速な対応が可能です。

また源泉徴収票や支払調書等、従業員や個人事業主へ配布など個人宛に個人情報記載帳票の配布が必要となる場合は、パスワード付PDF化・自動メール添付配布ソリューションにより、印刷・封入・郵送・配布などの作業をなくしセキュアな配布が可能です。

ソリューションの特長・効果

  1. マイナンバーとその記載帳票を独立管理する事でマイナンバー取扱担当者を制限でき、セキュアで効率的な運用を支援します。
  2. Paplesのセキュリティ機能を活用し、事業者に求められる「安全管理措置」に対応した運用を支援します。
  3. 帳票ごとの保管期限設定と期限経過後の自動削除機能により、マイナンバーとその関連帳票データの消し忘れを防止します。
  4. 電子帳票として保管する事で、帳票の発行履歴の保持や世代管理が可能になります。また、帳票に対するユーザの様々な操作が記録されるため、追跡や定期調査が容易になります。
  5. Paplesは会計システムともシームレスに連携し、人事システムのマイナンバー対応だけでなく、支払調書管理など会計側のマイナンバー運用にも対応できます。

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セミナー/イベント情報

毎月開催 6/17・7/15
日程調整可!『電子帳簿保存法申請対応 個別相談会/Webセミナー』を月次で開催します。電帳法申請をご検討で課題やお悩みのある方は是非ご参加ください。別日程ご希望の方はご相談下さい。
毎月開催 6/18・7/16
Paplesハンズオンセミナー』を月次で開催します。Paplesを実際に触ってみたい、電子化された帳票の業務活用事例を知りたい方はご参加ください。

ニュース/リリース情報

2020.05.20
Paples活用によるテレワーク/リモートワークをトピックスに追加しました。
2020.04.01
Paples動画CM(経理修行編)を公開しました。
2020.03.26
森永乳業株式会社様 クラウド利用PDF請求書作成ソリューション導入事例を追加しました。
2020.02.17
Paplesの総合パンフレットが新しくなりました。
2020.02.17
動作環境を更新しました。
2020.01.28
ペーパーレス化を促進するワークフロー連携ソリューションを全面刷新しました。
2020.01.28
Paples(Ver.5.2) が公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得しました。
2019.06.07
Paples(Ver.5.2)がJIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しました。