電子契約で取引を効率化し、監査対応の簡略化や
コンプライアンス強化を促進
電子契約・取引帳票公開ソリューション
見積書や注文書、注文請書や請求書など企業間の取引で交わされる様々な捺印文書についても電子化可能な法的・技術的基盤が整備されてきました。Paplesと電子契約サービスを連携させる事で、Web上での取引先への帳票公開・電子検印のみならず、電子帳簿保存法の申請要件に適応した帳簿の電子保管、電子署名による電子契約、契約書の長期保管を行うことも可能です。
課題
- 取引・契約文書を電子化し、取引先とのやり取りの効率化や迅速化につなげたい。
- ペーパーレス化を促進し、印紙代をはじめ、印刷・郵送・保管等各コストを削減したい。
- 電子帳簿保存法や電子署名法など各種法令に則った取引・契約文書の保管を確実に行いたい。
- 取引・契約文書の管理をシステム化することにより、コンプライアンスの強化や監査対応の簡易化につなげたい。
- 取引・契約文書の元本が災害時にも紛失せず長期保管が可能なよう、BCP対策を強化したい。
ソリューション概要
Paplesが、ワークフローで承認された稟議書データやERPなど各種業務システムで入力・作成された取引・契約帳票データを自動的に取込み、電子帳票として保管します。電子契約や取引先への公開が必要な帳票は自動的にPDF化し、電子契約サービスに連携します。Paplesからは自動FAX送信や支店等への分散印刷が可能です。
電子契約サービスは予め指定された取引先担当者に帳票登録完了と参照用URLを通知するメールを送信し、担当者はURLをクリックしWebシステムにログインする事で取引内容の確認や電子署名、検印などができ、システム上で取引情報の共有や契約手続きを完了させることが可能です。電子署名や確認の検印が行われると、帳票作成側の担当者にその旨通知され、後から検索や確認が行えます。
電子署名は電子署名法に適応した公的な機関が発行するタイムスタンプを付加しPDF内の証明書として保管され、タイムスタンプの追加により長期保管が可能です。また、バックアップなどコピーを行っても元本性が保持され、紙の捺印文書と同等の法的証拠力を有するため、取引・契約文書のBCP対策としても活用できます。
更に、税務、会計、内部統制など各種監査においても、契約フローや契約内容のデータ管理により検索や確認がスムーズに行えるため、監査対応を簡略化でき、コンプライアンスの強化にもつながります。
ソリューションの特長・効果
- 取引・契約文書を作成すると担当者にメール連絡がいき、Web上で確認・電子署名などが可能なため、送付や持参する手間がなくなり、取引・契約文書のやり取りの省力化と迅速化を促進します。
- 紙で取扱うと発生する印紙・印刷・封入・郵送・保管コストなどが削減できます。特にグループ企業間で何度も取引を行ったり、請負契約や不動産関連契約などが多い場合は印紙代削減メリットが大きくなります。
- NHSではPaplesを活用した電子帳簿保存法に基づく国税関連帳簿の電子保管に関する申請サポートサービスを行っており、既に多くのお客様にご利用頂いています。また連携する電子契約サービスは電子署名法などの要件に適応し、業種固有の各種法令への適応も支援しております。
- 取引・契約文書の作成からデータ連携、契約締結、文書保管までの契約フローをシステム化する事で法令や内部統制に則った手続きを担保できます。さらに、取引・契約文書の電子保管により税務や会計、内部統制等の監査対応が容易になります。
- 電子契約での取引・契約文書はバックアップなど複製を行っても元本性が保持できるので、遠隔地や堅牢な保管庫にバックアップデータを保管するだけでBCP対策が可能です。
