申請ワークフローとの連携で申請内容や証憑文書を
仕訳明細データとともに一元的に管理し、ペーパーレス化を促進！

ワークフロー連携ソリューション

Paplesとワークフローシステムを連携することで、申請・承認された取引データや添付された文書データを、基幹業務システムから連携した仕訳明細データと紐付けて一元管理し、長期的に電子保管することができます。

業務担当者による各種申請登録から承認、証憑添付、経理担当者による仕訳処理までを一気通貫したシステム処理のもと実施し、Paplesにデータ集約することで、相互に関連付けられた電子データとして長期間活用でき、業務の可視化や内部統制の強化、検索・参照業務の効率化、業務データのアーカイブが可能となります。

また、Paplesに連携したデータをPDF帳票として各種サービスに電子配信・Web共有することで、郵送コストなどの削減やペーパーレス化に貢献します。

さらに、証憑文書のスキャナ保存とタイムスタンプ付与、その他電子帳簿保存法の要件に添う事務処理を行うことで、領収書などの証憑文書の原本破棄が可能です。

課題

1. 申請された稟議書や取引文書、証憑文書などを電子保管し原本をできるだけ破棄したい。
2. 申請された各種文書を経理・業務データと関連付けて長期保管し、検索・参照業務を効率化したい。
3. 電子帳簿保存法など各種法令要件に対応した業務フローとシステム処理により、ペーパーレス化を促進したい。
4. 税務調査や各種監査への対応を簡易化したい。
5. 申請から基幹業務システム連携、証憑文書と紐付けた一元管理／電子データ保管を実現するまでの一連のフローをシステム化し、内部統制の強化を図りたい。

ソリューション概要

ワークフローで申請登録され承認された案件データや、添付された文書データをPaplesに連携し、基幹業務システムから連携した各種明細データと紐付けてPaples内で一元管理します。問合せなどの際はPaplesで関連するコードや属性情報をもとに検索することで、目的の文書や帳票データを素早く見つけることができます。担当者は証憑データと原本の照合やタイムスタンプの付与を実施し、電子データの信頼性を保持します。また、ワークフローを経て基幹業務システムで処理された取引データは、帳票データとしてPaplesに連携され、Paples内で帳票を生成しPaplesの配信機能や各種サービス連携により取引先などに自動送付・共有されます。配信された帳票はPaples内で自動仕訳され、配信結果と共に長期間電子保存が可能です。

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経費精算に関する電子帳簿保存法スキャナ保存適用例

近年、多くの企業の業務のペーパーレス化の要請により、証憑文書の電子データ保存に関する法令体系が急速に整備されてきました。

Paplesでは、帳票・文書データを長期的に電子保管するだけでなく、基幹業務システムから連携した仕訳明細データと紐付けて一元管理することで、各種法令要件に適応したソリューションをご提案しています。

また、申請ワークフローとスキャナ保存業務を連携することで、経費精算や受発注など取引の申請データ、領収書などの証憑文書、契約文書などの帳票と仕訳明細データを申請時の属性情報と合わせて電子的に一元管理し、企業のペーパーレス化と税務調査・各種監査対応の簡易化、参照業務の効率化を促進します。

ワークフローで申請された経費や請求内容は電子回覧、最終承認を得て会計システムに自動連携します。

申請者の持つ領収書や請求書の原本は経理部門の担当者によりスキャンされ、会計システムから連携されたQRコードと共にPaplesに登録されます。

会計システムからは仕訳データが、ワークフローシステムからは属性データや申請内容がPaplesに連携され、QRコードによりPaples内で自動的に関連付けられて電子保存されます。担当者はデータの照合を行った後タイムスタンプを取得し保存します。

なお、経費精算システムを利用する場合やワークフローに原本のスキャンデータを添付する場合は、証憑データも属性情報と共にPaplesに連携されます。

担当者は一定期間ごとにタイムスタンプの一括検証処理を実施し、電子データの信頼性を保持します。

税務調査の際は、Paplesを見読可能装置として用いることで、主にPaples単体の検索・参照により調査対応が可能です。

電子帳簿保存法スキャナ保存対応ソリューション

発注書の電子配信連携例

ワークフローに申請された発注内容は最終承認を得て販売管理システムに自動連携します。

販売管理システムからPaplesにCSVでデータ連携され、Paples内でPDF形式の帳票が自動生成されます。

Paples内で各コードごとに自動仕訳され、事前に設定された様々な方式で取引先などに自動配信されます。

帳票配信、電子契約サービスへの連携はもちろん、PDFメール添付自動配信やFAX-ASP連携、Webポータルサイトでの公開／取引先との共有など、様々な活用が可能です。

作成された帳票はPaples内で指定のフォルダに長期保存され、問合せ時の複合検索や、関連データと紐付けられた状態で参照できます。

PaplesReportsを活用し帳票の出力フォーマットを自由に変更することもできます。

帳票配信ソリューション（@Tovas連携）

ソリューションの特長・効果

1. 領収書や受領請求書など国税関連帳簿書類の原本破棄には電子帳簿保存法の要件対応が必要です。証憑原本を破棄するために、経費申請ワークフローの登録データやスキャンされた証憑文書、基幹業務の仕訳明細データ、変更履歴などをPaplesに集約することで、電帳法の法令要件への対応が可能です。
2. Paplesは仕訳明細データと文書データを関連付けて保管することが可能です。参照の際も明細データや文書の属性データから必要な文書を容易に検索できます。
3. 電子帳簿保存法のスキャナ保存対応には、システム要件だけでなく、様々な業務フロー要件を満たす必要があります。NHSでは、対応支援専門コンサルタントによるお客様の現状分析と法令対応要件充足のための支援を行っております。
4. Paplesは見読可能装置として税務調査や各種監査時の参照先として活用できます。Paplesに情報が集約されており複合検索も可能なので、監査対応負荷を大幅に軽減できます。
5. ワークフロー申請から承認データの基幹業務システム連携、証憑文書の紐付け／照会まで一気通貫したシステム処理を実施し、Paplesへのデータ集約・一元管理することで、業務の見える化による内部統制強化を実現します。