各種法令要件に対応するためのデータ管理機能を拡張
統合帳票基盤としての可用性がさらに拡大
Paples5.2の文書管理・DataStore(明細データアーカイブ)・タイムスタンプ管理など拡張一覧
Paples5.2に文書管理や明細データ管理、タイムスタンプ管理機能が追加され、ますます統合帳票基盤としての活用範囲が広がりました。
ポイント1 文書管理で証憑も電子保管
文書ファイルや画像ファイル、スキャナで読み取ったデータファイルをPaplesに取り込み、DataStoreの明細データと関連付けて、一元管理することが可能です。
文書管理機能（ドキュメント管理オプション）
取り込んだ文書ファイルの検索、閲覧などができます。
DataStoreの明細データから関連する証憑文書にリンクをして表示する事も可能です。
ポイント2 DataStoreで明細データをアーカイブ
帳票データの元となる基幹システムや業務システムの明細データを取り込んで、Paplesで管理することができます。
会計の赤黒伝票や修正履歴も取り込み、一元管理する事で、各種法令に対応できる他、Paplesにデータをアーカイブすることで基幹システムや業務システム側のデータ量を適正に保つことも可能です。
Paplesに保管した明細データは証憑や文書データとも紐付けることができ、問合せ時に目的のデータや書類の検索作業を簡易化し、各種監査や税務調査の際の対応負荷を軽減します。
文書データと共に明細データを一元管理（データアーカイブオプション）
各種ERPや業務システムよりCSVファイルやRDB連携により、明細データを取り込みます。
文書データとはキー項目で関連付けられ、明細レコードを検索して関連する文書も確認できます。
電子帳簿保存法の要件に適応する「会計SubDB」として
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保管要件を定める電子帳簿保存法では、帳簿書類のデータのみならず、元となる基幹システムの明細データや変更履歴データとの相互関連性を保ち、検索・抽出できる状態で保存することを要件としています。
そこで、必要なデータをPaplesに集約し、一元管理する事で同法の要件を充足させることをご提案します。基幹システム側のデータ保存負荷を軽減するだけでなく、税務調査や各種監査にPaples単体で対応できるようになり、業務負荷を軽減します。
※「会計SubDB」とは会計データのみならず、電帳法の対象となる帳簿・書類データ及び関連する明細データ、変更履歴データ、証憑文書データ等を集約し、相互関連性を保持した状態で保存するデータベースです。
ポイント3 電子データの信頼性を保持
領収証など受領した証憑文書の電子データ保管には、保管時点の情報が改ざんされていない事を後日証明できる仕組みが必要です。タイムスタンプを付与することで、電子データが「いつ」の時点で存在し、それ以降改ざんされていないことを第三者的に証明することができます。
証憑文書を明細データと連携できるコードを付加してスキャナでデータ化し、Paplesに取り込み、タイムスタンプを取得することで、電子帳簿保存法などの要件に則した電子保管が可能です。
タイムスタンプ局（TSA）との連携
Paplesはタイムスタンプ局（TSA）と連携し、電子保存された文書に対しタイムスタンプの付与と延長を行う事で、電子データの「存在証明」と「完全性証明」を行います。
タイムスタンプの一括検証機能
電子帳簿保存法スキャナ保存の要件には、タイムスタンプを付与して電子保管した証憑文書について、改ざんされていない事を一定期間ごとに一括で検証できることも定められています。
受領した証憑文書の保存時に取得したタイムスタンプに保存されているハッシュ値と、現在保存されている電子データのハッシュ値が同じかどうかを定期的に検証する必要がありますが、Paplesでは一括検証用の機能を用意しております。
