電子帳票基盤Paplesを活用した文書管理基盤の構築
デジタル化、DXの推進とは
文書管理基盤の必要性と求められる要件
現在はビジネス文書のほぼ100％がデジタルで作成されており、それらを紙に印刷して保存・管理することは、様々な非効率の原因となります。
グローバル化や人材の流動化、働き方改革など様々な社会変革に適応するために、企業は書面での保管や受け渡しを極力無くし、より高度な組織的デジタル化を推進することが必要不可欠です。
そもそも文書管理には、企業の説明責任や法令遵守、訴訟対応、内部統制、事業継続（BCP）、情報セキュリティ、リスクマネジメント、権利確保（知財・先使用権の確保）など多岐にわたる要件を満たした上で、作成・保存・破棄などの運用管理が求められます。さらにデジタル化の時代には、これらに加えて業務効率化、情報共有、書類量の削減など、文書情報をより有益に活用するための文書管理基盤が必要となります。
NHSではJIIMA（※1）の文書情報管理士上級資格を有するコンサルタントが、文書情報マネジメントの観点から多様な要件を満たし、効率良くデジタル化を推進するためのご提案・コンサルティングを実施しています。社内文書の整理から業務フロー作成、基盤システムの構築、管理・運用規則の作成まで、一貫してサポートいたします。
※1 JIIMA＝公益社団法人日本文書情報マネジメント協会
文書情報の保存・運用における要件とデジタル化時代における主な対策
文書管理における具体的な要件は以下の様に分類できます。
これらの要件の多くは、システム基盤がない状態では実現に多大な作業負荷がかかり、一定規模以上の企業では実質的に実現が困難です。
| 文書情報の保存・運用における要件 | デジタル化時代の主な対策例 | |
|---|---|---|
| 真正性 | 特定の人物によって意図された内容のものが、意図された時刻に作成または送信されること。また、作成人物・内容・時刻などの証明が可能なこと。 | 作成者のユーザ管理、文書確定時のタイムスタンプ付与、改ざん防止措置 |
| 可読性 見読性 |
情報を読み取ることができること。電子文書は、必要な時にいつでも画面上に表示またはプリンタに印刷して情報を読み取ることができること。 | 見読可能な形式での保存、見読のための電子機器・ソフトウエアの整備 |
| 完全性・信頼性 インテグリティ |
文書情報の滅失または棄損がなく、許可のない変更から保護されること。さらにルールとの整合性が取れていること。 | 記録媒体の経年劣化や、予期せぬシステム障害・停電・誤切断などへの予防措置、利用者による誤操作や意図的な改ざん・コンピュータウイルス・第三者による不正アクセスによる書換えへの防止対策、トラストサービスの活用、タイムスタンプの付与・更新、ネットワークセキュリティの設定や関連ソフトウエアのアップデート |
| 機密性 | プライバシー情報や営業秘密など、文書の特性に適したアクセス権を設定し、許可されていないアクセスや漏洩に対する適切な措置を講じること。 | 文書ごとの機密強度の設定やアクセス権の設定、アクセス権に抜け漏れが生じていないかの定期チェックとメンテナンス、操作履歴（アクセスログ）の取得 |
| 検索性 | 容易に検索ができるよう、文書情報を体系化し、検索システムとの適切な連携がなされる措置を講じること。 | 検索機能を搭載したシステムで文書を管理する |
※国税庁が示す保存要件の「可視性」は可読性と検索性に、「真実性」は真正性とインテグリティに対応
Paplesの各要件への対応
上記の様に、文書管理には多くの要件が必要であることがわかります。
しかし要件を満たそうとするあまり、ビジネス上の利便性や効率性を損なっては、本末転倒となります。
また、文書管理のためだけに高額な専用システムの導入が躊躇われる場合もあります。
Paplesであれば、電子帳簿保存法対応での国税関係帳簿書類のデータ保存や自社発行帳票の配信など、他の帳票業務の用途にも活用しつつ、同様の操作感覚で社内外文書も一元管理することが可能です。
| Paplesでの要件への対応 | 共有フォルダや主な文書管理専用システムの場合 | |
|---|---|---|
| 真正性 | 作成・登録ユーザ情報の保存、タイムスタンプ付与、暗号保存による改ざん不可 | 共有フォルダがWindows環境の場合、保存されている文書の意図しない変更や改ざんの防止、版管理が困難な場合がある |
| 可読性 見読性 |
権限管理による閲覧制限の元、Webブラウザから様々なドキュメント形式をいつでもどこからでも参照可能で機密性と可用性を両立 | 高セキュリティな文書管理専用システムの場合、専用のクライアントソフトウエアがインストールされた機器など閲覧機器が限られる場合がある |
| 完全性 インテグリティ |
文書はPaples独自の形式で保存されており改ざん不可、不正アクセスされても解読困難、版管理により元の文書を保護 タイムスタンプの付与とタイムスタンプの一括検証機能により、容易に改ざんされていないことの証明が可能 |
共有フォルダがWindows環境の場合、保存されている文書の意図しない変更や改ざんの防止、版管理が困難な場合があり、改ざん探知に別途専用システムが必要となるなど管理が煩雑になる |
| 機密性 | 帳票・文書・フォルダ毎にユーザ・ユーザグループ毎のアクセス権設定が可能 | 共有フォルダの場合、権限管理がネットワーク管理者となるため、主管部門で管理ができず、運用上煩雑となる場合がある |
| 検索性 | 文書の属性情報から検索が可能、複合検索や範囲指定検索なども可能、AI-OCRの活用など最新ソリューションに対応可能 システム連携等で文書の自動仕分けなども可能 |
共有フォルダの場合、フォルダ分類や版管理などの手作業がいつまでも残り、誤操作などの原因となり、またそれを見つけにくい |
文書管理コンサルティングの必要性
組織的なデジタル化推進のためには、全社的な取り組み、部門ごとの取り組み、グループごとの取り組みなど様々なフェーズが存在します。しかし、これらがバラバラに進められると情報資産の分散し、管理・IT統制の複雑化を招き、結果として情報の有効活用が難しくなるなど、企業全体の非効率につながる恐れがあります。
NHSが企業への様々なDX推進コンサルティングを行う中で、よくいただくご相談には次のようなものがあります。
・ 「社の経営陣から全社のペーパーレス化やDX推進の指示を受けたが、何から手をつけるべきかわからない」
・ 「部門長としてペーパーレス化やDX推進の必要性を感じているが、自部門だけで進めて良いのか迷う部分が多い」
・ 「部門担当者としてペーパーレス化・DX推進の必要性を感じ、様々なシステム・サービスの導入を調査・提案しているが、想定外の要件が出てきて進めることができない」
・ 「ペーパーレス化・DX推進として、運用を開始したが、規則や運用ルールが度々変更されて、困っている」
結論から申し上げると、情報文書の保存要件を満たしつつ業務に最大限活用するためには、全社的な統一基準の策定と適切な文書管理基盤システムの導入、さらには管理・運用ルールを整備することが成功への近道となります。
さらに、近年はシステム選定や管理体制の構築の際、単に書面（紙）をデジタルに置き換えるだけではなく、将来の社会変革に柔軟に対応できる基盤づくりが求められています。AIやRPA、トラストサービスなどの最新技術も迅速に取り入れられる環境の整備も重要です。
このような背景から、全社や企業グループ全体での認識共有と一体的な取り組みが必要となります。また、構築から運用までには専門的なノウハウも必要不可欠です。
NHSではJIIMAの文書情報管理士上級資格を有するコンサルタントがお客様に寄り添いながら、プロジェクト全体を一貫してご支援しています。
| NHSの支援内容例 | 企業で取り扱う文書情報の整理・棚卸支援 |
|---|---|
| 文書ごとの機密性レベルの設定・見直しおよび分類支援 | |
| Paplesを活用した文書管理基盤導入支援 | |
| デジタル化後の業務フロー・運用ルール策定支援 | |
| 最新技術との連携・導入試行支援 |
ぜひお気軽にお問い合わせください。
