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Paplesを利用した様々な業種・業態のお客様事例をご紹介

導入事例のご紹介 森永乳業株式会社 様

老朽化しノウハウ継承が困難となりつつある請求書発行システムを
ホストコンピュータからAWS(アマゾン ウェブ サービス)へ
請求書の作成・仕分・PDF出力に
クラウド上で帳票基盤「Paples」をサービス利用するする形式を採用
利便性の向上や技術継承などの成果を実感

導入ソリューション・オプション

連携・周辺システム

  • 新請求システム(AWS)

対象帳票

  • 請求システムから連携する請求書 約100,000頁/月

導入前の課題・状況

  • 1. ホストコンピュータ上で稼働する請求書発行システムは20年以上前に構築されたもので老朽化が進み、ノウハウを次の世代に継承できなくなる懸念が大きくなった。加えて、2019年10月から消費税率が変わり、新たに軽減税率が設けられ、期限までに新しい制度に対応する必要があった。
  • 2. 請求書の書式が複数あり、縦型と横型が混在していたため、封筒の形も統一できず、非効率な状況であった。
  • 3. 毎月約100,000頁にのぼる請求書のうち、大部分は月末に処理が集中しており、送付先毎の仕分も約5,000箇所に及んだ。当初は締め処理された請求データを約2時間以内に帳票生成・仕分・PDF出力するという要件だったが、印刷・封入・投函などの後工程の時間など請求業務の全体フローについて再検証すると、半分の約1時間以内での処理が必要であることが判明した。
  • 4. 請求書発行システムをクラウド上で運用することにセキュリティ上の不安があった。

導入効果

  • 1. Paplesを活用した新請求書発行システムは、新旧システムの並行稼働時から担当者からのクレームや問い合わせもなく、新システムが本稼働して約半年で電子帳票の操作性、利便性の向上や技術の継承など、金額では測れない部分で成果を実感できた。
  • 2. プロジェクトを機に、請求書の書式の整理を進めるとともに、PaplesReportsを活用して帳票作成を簡易化。その結果、複数あった請求書の書式はすべて縦型に統一し、請求業務全体の効率化につながった。
  • 3. 元々短時間での大量の帳票処理が必要であったなか、さらに半分の処理時間で完了しなければならなくなったが、開発と並行して性能検証を実施し、様々な対策により課題を解消。帳票生成・仕分・PDF出力を約40分で処理ができるようになった。
  • 4. クラウド上で稼働する帳票基盤「Paples」をサービス利用することにより、クラウド利用によるセキュリティ上の不安を払拭できた。また、帳票生成から仕分、PDF出力を自動化し、富士ゼロックスが担当する印刷・封入・投函業務まで、請求書の発行業務フロー全体が自動化できた。ユーザ企業の担当者は請求書データの準備に注力するだけで良くなり、請求書作成・発行業務、IT運用負荷の大幅な削減を実現できた。

導入プロジェクトの要点

  • 製品の比較・検証時にPaplesのデモを見た利用部門の担当者から「マニュアル不要で直感的に操作できる」「従来のシステムより使いやすい」との支持を得て、クラウド上で稼働する「Paples」をサービス利用し請求システムとシームレスに連携する形態を採用。請求書作成担当者はクラウドサービスを利用するだけで済むので、運用負荷はもちろん後々のメンテナンスや技術継承といった課題も解決できると考えた。
  • 大量帳票を短時間で処理しなければならない課題を、Paples開発元であるNHSが製品本体の多重化処理の見直しとエンハンス、AWSのインスタンスの設計見直し・動作性能チューニングにより対応。月末に集中する請求データの大量帳票生成・仕分・PDF出力を約40分以内の処理時間に収めることができた。
  • 事前の入念な性能・結合テストにより、新旧システムの並行稼働時からAWSに関することも含めて大きな問題もなく、導入の負荷がほとんどない状態でカットオーバーを迎えることができた。

現在

  • Paplesは帳票の生成・仕分・出力だけでなく、Excelでのデータ活用やPDFへの変換などの機能もあり、ホストコンピュータで生成される他の電子帳票も順次Paplesに移行していくことを検討中。さらに請求書の電子化にも取り組み、販売店を中心に電子請求書での取引を進めることも視野に入れ、検討している。

COMPANY PROFILE

森永乳業株式会社 様

  • 森永乳業株式会社

「かがやく“笑顔”のために」をコーポレートスローガンとし、「乳で培った技術を活かし私たちならではの商品をお届けすることで健康で幸せな生活に貢献し豊かな社会をつくる」との経営理念を掲げ、主力製品である牛乳や乳製品を通じて顧客の食生活や健康を支え、笑顔あふれる豊かな社会づくりに貢献している。

創業 1917年(大正6年)9月1日
資本金 217億3,100万円
従業員数 3,247名
年商 5,835億8,200万円(連結)
事業内容 牛乳、乳製品、アイスクリーム、飲料その他の食品等の製造、販売

※2019年3月現在

導入事例

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セミナー/イベント情報

毎月開催 4/22・5/20
日程調整可!『電子帳簿保存法申請対応 個別相談会』を月次で開催します。電帳法申請をご検討で課題やお悩みのある方は是非ご参加ください。別日程ご希望の方はご相談下さい。
毎月開催 4/23・5/21
Paplesハンズオンセミナー』を月次で開催します。Paplesを実際に触ってみたい、電子化された帳票の業務活用事例を知りたい方はご参加ください。

ニュース/リリース情報

2020.03.26
森永乳業株式会社様 クラウド利用PDF請求書作成ソリューション導入事例を追加しました。
2020.02.17
Paplesの総合パンフレットが新しくなりました。
2020.02.17
動作環境を更新しました。
2020.01.28
ペーパーレス化を促進するワークフロー連携ソリューションを全面刷新しました。
2020.01.28
Paples(Ver.5.2) が公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得しました。
2019.06.07
Paples(Ver.5.2)がJIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しました。