郵送費・用紙代・印刷代・封入封緘費用を削減！
請求書や社内外文書などの郵送物を電子配信・Web共有に
令和6年10月からの30年ぶり郵便料金大幅値上げ・物価高に備える
請求書などの郵送物の効率的な電子化・電子配信・Web共有
電子帳簿保存法への対応も含めたコスト削減のポイントを整理
郵便料金の上限を定める郵便法施行規則が改正され、令和6年10月より郵便料金が30年ぶりに大幅に値上がりすることが決定しました。
定型封書は一部重量区分が無くなり1通110円、定形外などの郵便物もプラス30％ほど値上がりします。
郵便料金大幅値上げの背景には、郵送物全体の減少による郵便事業の苦境、ガソリン代などの輸送コストの上昇、人件費の上昇などが挙げられます。さらに総務省は、最小限の値上げ幅で短期間に再度値上げすることも念頭に料金制度の見直しも検討するとしており、郵便事業の採算性や物価高や人件費上昇は今後も継続して更なる郵便料金の押し上げ要因となり続ける可能性があります。
料金改定の全体像
| 第一種定形郵便物（25g） | 84円 → 110円（+26円） |
|---|---|
| 第一種定形郵便物（50g） | 94円 → 110円（+16円） |
| 第二種郵便物（通常葉書） | 63円 → 85円（+22円） |
| その他（定形外、特殊取扱等） | +約30%の値上げ率を基本 |
紙に印刷して送付する郵送物を電子化しコスト増を防ぐ
近年値上がりしているのは郵便料金だけではなく、印刷する用紙封筒代、印刷機を動かす電気代や機器をメンテナンスする人件費に至るまで様々な費用が上昇しており、それらは全て印刷・郵送コストに跳ね返ります。
一方、企業においては、日々さまざまな種類の帳票を扱っており、取引先に対して郵送する書類も数多く含まれます。
対外的な文書だけでなく社内文書であっても、支店間や工場と本社の間、社員宛など、郵送が必要になるケースは珍しくありません。企業間あるいは拠点間の書類のやり取りを印刷した紙による郵送で行っている場合、今回の郵便料金値上がりや各種物価高は企業の直接的な経費増加につながります。
では、どうすれば様々なコスト増加を効率よく抑えられるのでしょうか？
取引先との間で授受する取引書類と社内帳票、紙で受領する証憑について、ポイントを整理します。
電子帳票基盤を導入し、取引書類を電子配信に切り替え、印刷・郵送を無くす
請求書や支払通知書、注文書、納品書など多数の取引先に定期的に大量に送付しなければならない書類があります。
まず、これらを自社対応やBPOで請求書の作成・送付代行などを利用し、紙に印刷して郵送している場合、郵便料金値上げや物価高の影響をより多く受けます。
様々な基幹業務システムとシームレスに連携し、大量帳票を処理できる統合電子帳票基盤「Paples（パピレス）」の帳票電子生成、電子帳簿保存法に対応した長期電子保存、電子配信機能などを活用すれば、コスト削減のみならず法令対応、業務のDX化や働き方改革につながる多くの問題が同時に解決できます。
※Paples(ver.5.2以降)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。
取引帳票・書類の電子化・PDFメール添付配信
請求書や納品書など必要な帳票・書類を自動生成し、PDF化します。取引先コードや送付先に紐付いたメールアドレスにPDFを添付配信します。請求書控えなども電子保存され、送付履歴と共に検索機能も充実しており、上位システムからの連携で自動的に電子帳簿保存法にも対応できる状態にすることが可能です。
取引帳票・書類のWeb公開
請求書や支払通知書、注文書、請書などを自動生成後、取引先ごとにWeb上で共有することで、参照やPDFのダウンロードをしてもらうことが可能です。また、電子検印機能と組み合わせ、Web上で取引ワークフローを完結させることで、取引の迅速化にも貢献します。
契約書や同意書、注文書・請書の取り交わしなど個別の取引先と書類を授受する取引を電子化する場合は、「電子署名」や「電子証明書」、「タイムスタンプ」などの条件を満たし、書面の契約書と同様の証拠力を示すことが必要になります。そのような要件を満たしたサービスで契約や取引を電子化すると、郵送コスト削減だけでなく、印紙代の節約にもつながり、リアルタイムな取引が可能となります。
そこで、電子契約サービスや電子取引サービスとも連携し、取引の各種契約から請求までの取引帳票・書類全体を電子化できるソリューションを活用することをお勧めします。
電子契約クラウド・書類配信サービスとの連携
企業間取引プラットフォーム「DocYou（ドックユー）」や電子帳票配信システム「@Tovas」など様々なクラウドサービスとも連携し、企業間取引全体の電子化を実現します。
企業間取引プラットフォーム「DocYou（ドックユー）」との連携
企業間取引プラットフォーム「DocYou（ドックユー）」は立会人型の電子契約機能に加えて、単発の書類送信から大量の書類の一括送信まで、1通当たりの手間やコストを大幅に削減できる書類配信機能、数量や価格調整まで相互確認や調整可能な電子取引機能があります。
社内文書を電子化・Web共有し、印刷・郵送を無くす
売上表や伝票など部署間、本社ー支店間、工場ー事務所間でやり取りするあらゆる帳票・書類についても、電子化によるWeb上での共有で印刷・郵送を無くしペーパーレス化することが可能です。
統合帳票基盤「Paples（パピレス）」を活用すると基幹業務システムから連携されるデータから電子帳票を生成し、Web上でいつでも、どこからでも帳票の検索・参照が可能になります。電子帳票にブラウザ上で付加してユーザと共有できるメモやマーカーなどのアノテーションや電子検印機能とメール通知機能を組み合わせ、簡易ワークフローを構築するなど、様々な業務を効率化します。
また、紙で受領した証憑（回収されたサインの入った納品書や伝票、請求書など）や現場で朱書きされた製造指図書などをスキャナ保存で取り込み、属性情報と共に電子保存することで、Web上での検索・共有が可能です。さらに、基幹業務システムから連携した会計データや配送データと自動で紐付けて管理することで、電子帳簿保存法のスキャナ保存にも対応でき、証憑のより効率的な管理運用が可能です。これにより紙の証憑など原本を本社に郵送する必要も無くなり、トレーサビリティの向上にも役立ちます。
AI-OCRを活用したドキュメント管理と簡易ワークフロー
請求書や領収書、納品書など紙で受領した証憑書類をスキャナ保存でPaplesのドキュメント管理に取り込む際、AI-OCR連携により、取引先名や取引日、取引金額など検索・法令対応に必要な属性情報を自動で取得し、各登録項目に自動でセットすることで手入力を極力軽減できます。捺印ワークフロー機能と組み合わせ、経費精算業務フローなどの構築が可能です。
物流帳票の電子化と納品データとの統合管理
発行・受領した物品受領書や納品書は商品を受け取ったことを証明する「信憑書類」として7年間の保管義務があります。これらの取引先に受領サインなどを貰った物品受領書の保管や管理にコストと手間を掛けず、効率良く電子保存し、納品データなどの基幹・業務システムのデータと紐付けて統合管理することで、本社・支店間や工場間のWeb共有やトレーサビリティの向上、証憑管理レベルの向上を実現します。
最後に、統合電子帳票基盤である必要性
ひとくちに「郵送物を削減する」「電子化する」「ペーパーレス化する」と言っても、企業内で扱われる書面は様々な用途や法令・企業内の規則による保存や取り扱いの制約があります。それらの用途・制約に合わせて、逐一個別のシステムやサービスを導入してしまうと、社内システムの複雑化、サボテン化、スパゲッティ化が起こり、管理運用が煩雑になり、かえってTCOの増大につながります。
また、法令は常に追加・改正されるものであり、導入したシステム・サービスが将来的にそれらにも対応できるポテンシャルが必要です。
各種用途や法令要件に統合的に対応でき、システムコンサルティング力のある企業が開発した統合帳票基盤である「Paples（パピレス）」をぜひご検討ください。
