SAPシステムの伝票・帳票データ等をPaplesにアーカイブし
電帳法に対応した長期保存・拠点間情報共有・テレワークを実現
SAP S/4HANA移行アーカイブ・電子帳簿保存法対応ソリューション
PaplesにSAPシステムの業務データや帳票、書類等をアーカイブし、電子帳簿保存法の法令要件に適合した帳簿・書類・電子取引データの長期保存や部門間・拠点間の情報共有、電子活用などが可能です。
また、文書管理機能により、電帳法スキャナ保存の要件に適合した証憑書類の電子保存と伝票データ等との紐付け一元管理、タイムスタンプ付与にも対応しています。
SAPシステムやその他業務システム上に「必要不可欠なデータ」以外をPaplesに退避することで、SAPシステム内のデータ量を適正に保ち、拠点・他部門・関連会社などとの間でのセキュアな情報共有を実現し、SAPシステムや業務システムのライセンスを節約できます。
PaplesはSAP ERP やSAP R/3などSAPシステムからの移行や帳票基盤のリプレイス、その他の業務システムのデータも合わせた電子保存・印刷制御・帳票配信/公開基盤として多数の実績がございます。SAP S/4HANAへの移行や他システムへの移行前にご導入いただくことで、システム切替後の電帳法対応や情報共有、業務全体のデジタル化をスムーズに行うことも可能です。
課題
- SAP S/4HANAへの移行にともない、旧システムの各種データをアーカイブしたい
- SAPシステムやその他の業務システムの情報を各拠点・他部門等に公開・共有し、業務をデジタル化したい
- SAPシステムやその他の業務システムの情報を電帳法に適合した状態で長期保存し検索・参照したい
- 印刷センターや郵送業務を無くし、電子的に一元管理し、取引先に帳票を電子配信したい
- 電帳法 スキャナ保存に対応し、各拠点で紙で受領した取引関係書類も電子化し一元管理したい
ソリューション概要
SAPシステムアーカイブと電子帳簿保存法対応
SAP S/4HANAやその他システムに移行する前や移行後も、電帳法では帳簿・書類とその関連データは最低でも7年、最長約11年もの期間の保存が必要です。
過去データを保存するためにSAP S/4HANAのメモリやデータエージング後のディスクを無尽蔵に増やすことは現実的でなく、データの大量蓄積は業務システムのパフォーマンスの劣化を招くため、何らかの退避が必要です。
SAPシステムのアーカイブは以下の3つに大きく分類できます。
| データアーカイブ （CSV連携、PaplesDataStore） |
会計・販売・購買・物流などの業務データを伝票単位など整合性が保てる状態で退避し、SAPシステムのストレージやメモリを適正に保持します。 Paplesではインデックスによる高速検索、多様な条件指定による複合検索、参照、ダウンロードにより、長期保存と効率化を実現します。 |
|---|---|
| 帳票アーカイブ（PaplesDriver） | 帳票スプールデータをPaplesに取り込み、インデックスによる高速検索を実現します。（SAPプリントアーカイブ） 電帳法の法令要件に必要な真実性や可視性を保持し、長期保存と活用が可能です。（※）Webブラウザ上で、各拠点や在宅勤務者からのセキュアな参照も可能となります。 |
| 証憑書類保存（スキャナ保存・PDF連携） | SAPシステムに登録された証憑をPDF形式で保存します。 各拠点で紙で受領した証憑のスキャナによる登録、タイムスタンプ付与、伝票データとの紐付け一元管理が可能です。電帳法スキャナ保存にも対応しており、簡易ワークフローでの決裁管理やSAPシステムにステータスをフィードバックすることもできます。 紙（原本）の保管やファイリング作業を廃止し、コスト削減と業務のデジタル化が可能です。物品受領書や納品書など物流証憑管理にも適用できます。 |
※電帳法対応には業務フロー全体で一貫したシステム処理や改ざん防止、修正削除履歴の保持、事務処理規程の備付けなどさまざまな要件がございます。NHSの専門コンサルタントにぜひご相談ください。
SAP S/4HANAと連携した帳票活用
Paplesに取り込んだ帳票データやPaplesで生成した帳票はさまざまな電子活用が可能です。
Paplesによる帳票作成（フォーム設計・帳票生成）
社外向け帳票のメール添付配信（注文書、支払通知書、請求書など）
クラウドサービスと連携した電子契約・電子取引・帳票配信（契約書、同意書、見積書、請求書など）
各拠点、取引先、関連会社への帳票公開（注文書・請書、支払通知書など）
自動仕分け・拠点分散印刷
ソリューションの特長・効果
- Paplesなら、データアーカイブ、帳票アーカイブ、証憑書類保存の何れも一つの製品で対応可能です。インデックスによる高速検索、電帳法の要件にも対応でき、新システムへの移行データを削減できます。
- Paplesに保存されたデータはフォルダや帳票ごとに権限の設定が可能です。
Webブラウザでいつでもどこからでも参照できるので、遠隔地や関連会社などにも特定の帳票を公開し、ダウンロードしてもらうことが可能です。
仕分け・郵送コストを削減し、取引を迅速化します。 - Paplesは電帳法の帳簿・書類・スキャナ・電子取引それぞれの区分に一つの製品で対応した統合電子帳票基盤です。各区分のJIIMA（公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会）の法的要件認証を得ており、多数の対応実績がございます。
また、各区分の電帳法システム対応を支援するコンサルティングサービスも実施しています。 - NHSはPaplesやPaplesと連携するサービスを活用し、企業の電子化・ペーパーレス化を促進する多様なソリューションをご提案できます。PDFメール添付配信や電子FAX連携だけでなく、取引先ごとのポータルサイトへの帳票公開なども可能です。
- Paplesは電帳法 スキャナ保存に対応しており、Paplesの簡易ワークフロー機能やSAPシステムと連動するワークフローシステムと連携し、スキャナでの証憑の取り込み、電子承認、伝票データとの自動紐付け管理を実現します。
各拠点での証憑の電子化処理、原本の破棄が可能になり、郵送やファイリング処理を削減できます。
関連資料
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