電子捺印機能とメール自動通知機能を活用して
帳票をどこからでもWebで回覧！
電子検印、電子回覧ソリューション
Paplesの電子捺印機能とメール通知機能を組み合わせ、簡易ワークフローシステムとしてもご利用いただけます。帳票作成完了や担当者の検印のタイミングで自動メール通知を行う機能を付加すれば、帳票を担当者間で電子回覧できます。外出先からでもWeb上で帳票の参照、メモの記載や検印が可能です。
課題
- 紙の帳票を回覧・検印していると進捗が把握できず効率が悪い。
- ファイルサーバに保存された確認対象帳票は社内でしか確認できないので、担当者が外出中や出張中の場合、帳票の承認・回覧作業が進まず、効率が悪い。
- 確認対象帳票の内容について指摘する際の転記作業や確認・承認通知作業が煩雑。
ソリューション概要
帳票の作成完了通知や検印通知を予め設定された宛先に自動でメール送信します。
メールのリンクをクリックすると該当の帳票がWebブラウザ上に表示され、ユーザごとに登録された印影で電子捺印することで、帳票内容の確認や承認が可能です。
ユーザごとに登録した印影は、そのユーザのみが捺印や取り消しが可能で、メール通知機能と組み合わせることでＷｅｂブラウザ上で電子回覧・承認手続きを行えます。
ソリューションの特長・効果
- 帳票を電子化し、Web上で確認、検印、マーカーによるアンダーラインやメモの記載などで情報共有が可能です。
- Web上で電子回覧を進めることができるので、外出中や出張中でもワークフローが滞りません。
- 検印の状況は一覧画面のステータスで確認できるので、回覧の進捗をいつでも把握できます。
- メールの自動通知機能により、帳票作成完了後すぐにメールのリンクからWebブラウザ上での閲覧が可能なので社内のファイルサーバから該当帳票を探す必要はなく、迅速に帳票の確認が可能です。
