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電子取引、仕訳明細、各種証憑データを関連付けて一元管理
業務フローを簡易化し、データを集約、長期保存・税務調査に対応

電帳法電子取引対応ソリューション

Paplesは基幹・業務システム、EDI、電子契約サービスなど様々なシステムと連携し、電子取引データを統合的に長期保存します。また、電帳法の「電子取引」区分の要件に適応し、これまで印刷出力していた文書もPaplesに取り込み、帳簿データと関連付けて電子保存ができます。

令和3年度の税制改正により、電子取引データの書面保存が認められなくなり、電帳法の定める要件でデータを保存することが必要となりました。
(※令和4年の税制改正により、令和5年12月31日までの宥恕措置が追加されています。)

電子取引データは、通信手段やファイル形式や相手先によって管理対象となる種類が変わることが多く、電子メールやインターネット、電子取引クラウドサービスなどの普及によってその種類は多岐にわたり、現在進行形で増加しています。

Paplesなら、帳票データや文書データなど様々なデータを一元管理し、Web上で参照可能である他、帳票配信や帳票活用など様々な機能を備え、同法対応のみならず様々な業務を効率化できます。

電子取引に該当するデータと棚卸支援コンサルティングサービス

電帳法適応の対象となり得る電子取引の種類は非常に数多く、関係するシステムやデータ形式、既存の保存形態も多岐にわたります。それぞれ個別の保存方法を用いると、管理が非常に煩雑化します。

また、データ量も膨大となることが多く、10年近く(原則7年、繰越欠損金控除適用の場合は最長10年)保存しなければならないため、個別システム内での対応は後々問題となります。

様々なデータ連携を可能とするPaplesをご導入いただければ、最初は一部のデータ保存からスタートし、徐々にPaplesでの保存対象を広めることができ、取引データの長期保存・一元管理を促進し、ペーパーレス化と業務の見える化・効率化を実現します。


電帳法の対象となる取引文書や電子取引に該当するデータが多岐にわたるため、社内でどの種類の書面や取引データが対象となるかを整理し、どのように保存していくかを方針決定するプロセスにおいても専門家に支援して欲しい、というご要望が多数寄せられています。そこで、NHSでは電子取引データの電帳法対応の前段階として、電子取引対象データの棚卸支援コンサルティングサービスを実施しております。


電帳法 電子取引対応 対象データ棚卸支援・電子保存ソリューション リーフレットダウンロード

電子取引データの保存形式(例)

EDIデータなど、通信した状態のままのデータ(生データ)の保存だと明瞭性に欠くため、見出し項目の追加やマスタデータとの連携、テキスト情報の追加するなどして保存用データに加工する必要があります。

課題

  1. 見積書や注文書など取引先から受領した電子ファイルを電帳法の要件に則して保存したい。
  2. EDI、電子契約システムなど様々なシステムから受領する電子取引データを一元管理したい。
  3. 電子取引データの対象が広範で、どこからどのように手を付けたらいいか専門家に相談したい。
  4. 将来的には電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」すべての区分に対応し、会社全体のペーパーレス化と文書情報管理を促進したい。

ソリューション概要

様々なシステムと連携が可能なPaplesは、CSVファイル等で各種取引・仕訳明細データを取り込み、属性データやマスタデータと共に自動で関連付けを行い、一元管理します。

取引内容記載のメールや添付ファイル、利用中のサービスからダウンロードした利用明細ファイル、サービス利用画面のキャプチャ画像データ等も属性データと共に取り込み、長期保存が可能です。

属性データはPaplesの画面上で個別に入力・関連付けができるほか、キー情報での帳簿データとの連携なども可能です。

電子帳簿保存法 電子取引データの保存(RPAを活用したバッチ処理連携例)

請求書のPDFファイルなど電子データで授受した取引関連書類は、電帳法の要件に沿って電子データで保存する必要があります。Paplesは電帳法の要件に対応し、会計明細データと関連する書類(ドキュメント)とをPaples内で関連付けた状態で保存できます。
ドキュメントをPaplesに登録する際、双方の関連付け用にキー情報(伝票番号など)を属性情報としてあわせて登録する必要があります。
そこで、RPA(Robotic Process Automation)を活用してキー情報を自動抽出し、取引関連書類の電子データ保存業務を自動化した事例をご紹介します。 詳細はお問合せ下さい。

ソリューションの特徴・効果

  1. 令和4年4月1日以降、電子取引に係る電子取引データの書面保存は不可となります。これまで印刷出力して書面で保存していた文書については、保存方法の変更が求められます。(※令和5年12月31日までの宥恕措置あり)Paplesなら、業務システムから連携した明細データとの関連付けもPaples上で容易に行え、対応負荷を最小限に抑えることができます。また、電帳法要件に則した検索が可能で、税務調査時の対応負荷軽減にも役立ちます。
  2. Paplesは基幹・業務システム、EDI、電子契約サービスなど様々なシステムと連携が可能で、帳票データや文書データの自動取り込みが可能です。属性データによる自動関連付けと世代管理や検索機能により、電子取引データの一元管理を実現します。
  3. NHSでは専門家による電子取引対象データの棚卸支援などのシステムコンサルティングサービスをご提供しており、お客様の電子取引対象データを網羅的に洗い出し、それぞれのデータの適切な保存対応をご提案いたします。
  4. Paplesは一製品で電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」の区分すべてをサポートする事が可能です。お客様のペーパーレス化の推進やコンプライアンス強化対応、業務効率化、テレワーク対応と合わせて専門家がサポートいたします。是非お問い合わせください。

電子帳簿保存法対応ソフトウェアの法的要件認証

Paples(ver.5.2)は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の 「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子帳簿ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアです。

同認証制度は、JIIMAが帳簿・書類・電子取引の電子データ保存、スキャナ保存を行う市販ソフトウェアの機能が電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を充足していると判断したソフトウェアを認証する制度です。
これにより、Paples(ver.5.2)を検討されるお客様は、電帳法が要求している機能が備わっているかを個々にチェックしなくても、安心してご導入いただけます。

なお、認証されたソフトウェアの一覧は、JIIMAから国税局に提出されます。

  • 電子取引ソフト法的要件認証制度
  • 電子書類ソフト法的要件認証
  • 電子帳簿ソフト法的要件認証制度
  • 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度

※Paples(ver.5.2)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。

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