帳票作成の内製化や電子帳票の参照、スキャナ保存による
自治体の統合的帳票DXを推進
自治体向け帳票DXソリューション
現在、自治体でもDX推進が加速しており、帳票関連業務においても「自治体情報システムの標準化・共通化」が促進され、各種標準帳票の生成・出力ができるようになりました。
一方で、各自治体には標準帳票フォーマットでは対応できない独自帳票が多数存在しており、これらがDX推進の課題となっています。
例えば、独自帳票の作成や修正、データ取込、印刷業務などを各部署・各担当者が独自の方法で対応しているため、業務の属人化や作業負荷の増大が発生しています。また、ベンダー依存の運用となっているケースでは、わずかな帳票レイアウトの変更であっても外部業者への発注が必要となり、コストの増加や迅速な帳票発行の妨げとなっています。
さらに、住民や所管施設、取引事業者とのやり取りにおいても、本来であればデジタル化によって業務プロセス全体の効率化が可能であるにもかかわらず、紙ベースでの運用が継続されており、DXの実現を妨げる要因となっています。
電子帳票基盤「Paples」は、自治体特有の行政事務標準文字に対応しており、全庁統一の帳票運用の実現を支援します。また、帳票の内製化による運用負荷の軽減、電子帳票を活用した問合せ対応の迅速化、返送書類のスキャナ保存によるペーパーレス化など、自治体が抱える様々な課題解決に貢献します。
課題
- 帳票関連業務の属人化・ベンダー依存から脱却し、職員が容易に内製できる環境を整備したい
- 紙文書管理にともなうファイリング、保管、捜索時にかかる時間とコストの非効率を改善したい
- 未返送者の確認や問合せ対応、再発行の迅速化など、住民・事業者へのサービス向上を実現したい
- 部署ごとの個別要因による電子化の遅れを吸収し、全庁横断で統一的・統合的なDXを推進したい
ソリューション概要
帳票作成
帳票フォーム作成ツール「PaplesReportsデザイナー」はGUI画面上で各要素をドラッグ&ドロップするだけで帳票フォームを作成できます。直感的な操作で職員自身がカンタンにWindowsのクライアントPCからフォームの作成・修正ができるので、帳票運用の内製化も可能になります。また、自治体特有の行政事務標準文字（MJ+）※にも対応し、振込先バーコードや各種案内・申請サイトへ誘導するQRコードなどの生成も可能です。
自治体の各種システムから出力したデータをPaplesに取り込むと、作成した帳票定義にもとづいた帳票を生成し、印刷や配信、電子保存などの後続処理も自動化します。
※行政事務標準文字（MJ+）とは、住民基本台帳や戸籍などの公的文書で使用される人名・地名などに対応するために整備された文字セットです。Paplesはサロゲートペアに対応しており、適切なフォントをインストールすることで補助文字なども扱えます。
帳票出力・配信
Paplesは多彩な帳票出力手段に対応しています。紙での送付が必要な帳票は印刷センターでの一括印刷だけではなく、各拠点や出張所のプリンタに分散印刷することも可能です。また、設定ファイルや帳票定義内のFAX番号やメールアドレスを読み取り、FAX-ASP連携やPDFのメール添付による自動配信も可能です。また、住民や取引先ごとの専用ポータルサイトやアプリへのPDF公開や、電子契約や電子取引サービスと連携にも対応し、帳票作成から配信までを一貫してデジタル化・自動化できます。
電子保存
Paplesで作成された帳票は電子帳票として自動保存され、権限を持つ職員がいつでもWebブラウザ上で参照できます。控えを書面で保管する必要はなくなり、住民や取引事業者に送付した帳票を画面で確認しながら問合せ対応や返信の督促を行えます。これにより、業務の分業化や再送付処理の簡易化、テレワーク対応など様々な業務改革につなげることができます。長期保存や大量データの高速検索などにも対応し、災害時に備えたBCP対策としても活用できます。
スキャナ保存
Paplesの文書管理機能を利用すると、住民や取引事業者から返送された書類などをスキャナ保存し取り込むことができます。あらかじめ書面に付与したQRコード、AI-OCRによるキー項目の自動探知、属性情報の画面入力により、業務システムから取り込んだデータと自動で関連付けて電子保存できます。これにより、未返送者一覧の確認や、タイムスタンプ付与による証憑の真正性確保など様々な業務に活用でき、紙での保管を削減できます。
自治体標準帳票以外の独自帳票例
ラベル（連続帳票出力）
窓あき封筒用（バーコード印字）
単票
集計表
ソリューションの特長・効果
- PaplesReportsを活用すれば、誰でも直感的な操作で帳票フォームを作成・改修できるようになり、帳票作成業務の属人化やベンダー依存から脱却でき、大量データを扱う場合でもスピーディな帳票作成が可能になります。
また、全庁で帳票作成ツールを標準化することで、職員が各部署で帳票を効率的に内製化できる環境を構築し、業務効率化と運用コストの削減を実現できます。 - Paplesは作成した帳票を自動的に電子保存し、設定された権限に基づいて、いつでもどこからでもWebブラウザ上でセキュアに検索・参照できます。また、マーカーや対応履歴のメモなどを電子帳票に付加することもできます。
さらに、住民や事業者から返信された書面をスキャナ保存することで、控えの印刷は不要となり、原本も破棄できます。(※法令上書面原本の保存が必要なものを除く)
法的要件への対応が必要な重要書面には、タイムスタンプも付与できます。 - Paplesに保存された帳票は、多様な検索手段により迅速に特定し表示できます。本庁だけでなく出張所、コールセンターなど離れた拠点でも参照できるため、業務の分業化や迅速な問い合わせ対応が可能になります。
また、返送された書面をスキャナ保存すると、Paplesに取り込まれた業務データと自動で関連付けられるため、未返送者の抽出や督促状の発送など、次のアクションを迅速に実施でき、業務プロセス全体の効率化とサービス向上を両立します。 - 部署ごとに多様な帳票が利用され、配信方法も様々です。Paplesは直感的な操作性に加え、多機能・高セキュリティ・多彩なソリューションを備えており、各部署が抱える個別課題の解決を支援し、全庁統一、統合的なDXの推進を実現します。
さらに、Paplesを共通基盤として各部署の課題を整理し帳票運用の内製化を進めるプロセスにおいて、封書から圧着はがきへの変更やQRコードを活用したマイページへの誘導など、職員自ら業務改善やアイデアを創出し、継続的な改善活動につなげることができます。
