様々な帳票配信方式に対応し、配信状況や控えを一元管理
受領証憑も取り込みデータの分散化を防止
帳票配信・受領書類一元管理ソリューション
昨今は帳票・証憑などのビジネス書類の大半がデジタルでやり取りされ、複数の配信・授受手段が利用されています。多様なクラウドサービスを活用する一方で、依然として電子FAXや紙での郵送が残っている企業も少なくありません。そのため、部署ごと、取引先ごとに配信・授受手段がバラバラになり、運用が複雑化し、保存先も分散している状況が多く見られます。
「現在は控えの保存先や送達管理がバラバラで、各部署が授受した文書はそれぞれの方針で電子帳簿保存法対応をうたう各種サービス上や、共有フォルダに分類・保存している。そのため保存先・保存方法に統制が取りにくい状況で、何年もの長期保存や適正な運用管理、全社的なIT統制に問題が出るのではないかと懸念している」「全体として電子帳簿保存法などへの対応状況が把握できなくなっている」などのご相談も多く寄せられます。
Paplesなら、帳票の様々な配信手段を一元管理し、控えの自動保存や受領文書の取り込み、基幹業務データとの関連付け、その他の文書との統合管理、長期保存が可能です。
課題
- 部署ごと、取引先ごとに分散した帳票や控えの書類、授受した証憑などをまとめて保存したい。
- 大量文書の分類、長期保存や検索性を備えたセキュアな文書管理基盤を構築し、全社の業務処理、運用管理およびIT統制を標準化・簡素化したい。
- 基幹業務システムと連携した外部システムに帳票関連データをアーカイブし、テレワークなどの働き方改革とDXを促進させ、BCP対策など様々な観点からも堅牢なシステムを構築したい。
ソリューション概要
帳票配信
Paplesは一つの製品で様々な帳票配信方法に対応しています。
Paplesは基幹業務システムから連携したデータで帳票を生成し、控えの電子帳票として自動保存します。また、各配信・出力手段ごとに自動で振り分け、配信・出力します。各帳票の送達状況や出力状況、控えの電子帳票はいつでもどこからでもWeb上で参照でき、帳票配信の運用を統合管理します。また、基幹業務システムに送達ステータスをフィードバックすることも可能で、電子帳簿保存法にも対応した帳票配信システムを構築できます。
さらに、電子契約・電子取引クラウドサービス「DocYou（ドックユー）」と連携することで、取引先との電子契約から取引文書の授受までの一元管理も可能です。
その他、様々なクラウドサービスともシームレスに連携できます。
取引書類・証憑の授受・スキャナ保存
保存が必要な取引書類は、取引先の要請により、様々な形式で授受します。
Paplesなら、様々な形式で授受した取引書類や証憑を電子帳簿保存法に対応した状態で長期保存し、運用の一元化や標準化が可能です。
基幹業務システムから連携した会計などの業務データとの紐付け管理や、取引先ごとの配信帳票・受領証憑の一元管理も可能です。
書面の証憑は、スキャナで取り込んだPDFからAI-OCRと連携し、自動で属性情報を設定するなど、ドキュメント管理の効率化も実現します。
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ソリューションの特長・効果
1. 法令対応や文書管理基盤の統一
法令改正への対応などをきっかけに、帳票配信サービスや電子保存サービスを個別に導入した結果、「全体の管理が煩雑になってしまった」というご相談を多くいただきます。
Paplesは、様々な帳票配信機能や配信サービスと連携し、送達状況をWeb上で一元的に管理できます。また、受領書類や関連データ、各種ドキュメントもまとめて管理可能です。電子保存、データとの関連付け、タイムスタンプ付与などにより電子帳簿保存法にも対応し、全社共通の文書管理基盤を構築できます。さらに、企業グループや取引先を含めた文書流通基盤として、DX推進を支援します。
2. IT統制・長期運用の課題解決
取引文書や証憑の保存先が分散すると、IT統制が複雑化し、セキュリティ管理の負担も増大します。また、基幹システムの更改や利用サービスの追加・変更のたびに、保存文書や関連データの移行が発生し、長期的な運用コスト増加の要因となります。
Paplesは上位システムや周辺システムと疎結合で連携するため、システム更改の影響を最小限に抑えながら、長期的な文書保存と運用管理を実現します。さらに、柔軟な権限設定やアクセスログ管理により、高いセキュリティを備えた文書管理基盤を提供し、部門や業務を横断した全社的な業務標準化を支援します。
3. BCP対策とリスク分散
業務データや関連文書を基幹・業務システムのみに保存している場合、セキュリティやBCP、ライセンスコストの観点で課題となるケースがあります。特に、システム障害や移行作業時、また災害や交通機関の停止などにより出社が困難になった場合でも、業務継続を可能とする環境整備が求められます。
Paplesに帳票や関連データをアーカイブしておくことで、データ保管先を分散でき、基幹システムへの依存を軽減できます。これにより、有事の際にも必要な文書へアクセスできる環境を確保し、事業継続性の向上に貢献します。
