Paples導入による電子帳簿保存法対応のための
システムコンサルティング・対応支援サービスとは？
電子帳簿保存法に求められる法令要件（2025.07.03更新）
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・書類の電子データによる保存要件を定めた法律であり、度重なる法改正を経て要件の緩和や対象範囲の拡大が進み、企業による同法への対応が従来より容易になっています。一方で、法律要件を満たした運用管理や内部統制が企業側に委ねられ、後に違反や問題が発覚した場合は、重いペナルティが課されることになります。（重加算税が10%加重になるなど）
国税関係帳簿については、「優良な電子帳簿」の制度が設けられ、一貫したシステム処理で同法要件（後述）を忠実に満たしている企業は、所轄の税務署に「優良帳簿の届出書」（※1）を提出することで、税務上の優遇措置が適用されます。具体的には、税申告後に、もし電子帳簿に関連する過少申告が判明した場合でも、過少申告加算税が10%から5%に軽減されるというものです。
※1 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出書
国税関係書類のうち、書面で受領した書類のスキャナ保存に関しては、厳格な内容で対応が困難だった「適正事務処理要件」が廃止され、タイムスタンプ要件も緩和されています。また、「重要書類」と「一般書類」に分類され、「重要書類」については速やかな業務処理と帳簿・伝票データとの相互関連付けが求められますが、「一般書類」については大幅に保存要件が緩和されています。
電子取引に関しては、電子データで授受した書類の電子データ保存が義務化され、紙で出力し保存することは原則禁止となりました。
これらの電子データの保存要件は、以下の様に定められています。（青字は優良な電子帳簿の要件となります）
| 真実性の確保 |
電子データが改ざんされていないことが保証できること
※2 電子取引データの改ざん防止措置としては、上記内容のほかにタイムスタンプが付与されたデータを授受／受領したデータにタイムスタンプを付与などの対策も可能です。 |
|---|---|
| 可視性・見読性の確保 | 保存した電子データを速やかに出力し、内容を確認できるようにしておくこと
|
| 検索性の確保 | 容易に検索し・任意のデータの抽出ができるようデータを保存し、検索システムとの適切な連携がなされる措置を講じること
|
※注: 他にも詳細な要件の定めがあります。詳しくは国税庁のHPをご参照の上、電帳法個別相談会などでご質問ください。
上記の要件を満たし、電帳法の度々の改正に急いで対応するために様々なシステムやサービスをあわてて導入した結果、業務負荷が増大し対応作業が煩雑になってしまった、というお客様の声をよく聞きます。また、各システム・サービスに情報が分散化され全体の統制が取りにくくなってしまった、というお客様もいらっしゃいます。
NHSではJIIMA（※3）の電帳法の4区分の認証（※4）を獲得している電子帳票基盤「Paples（パピレス）」を活用することにより、電子帳簿保存法やその他の法令に統合的に対応し、一元管理が可能な統一的な帳票・文書管理基盤を構築することをご提案します。
Paplesなら、電帳法対応を意識することなく業務をさらに効率化できる様々な機能を搭載しており、電帳法の全区分を一つの製品でカバーし業務を標準化できます。
また、専門税理士と提携したNHSの電帳法の法律要件へのシステム適用コンサルティングサービスによる対応実績は、グループ企業を含めて500社を超え、優良な電子帳簿の届出支援を希望するお客様も増えています。
さらに、電帳法への対応支援だけでなく、企業の文書管理全体やその管理業務の効率化、保存データのさらなる活用など、企業のDX推進を支援するサービスも展開しています。
最近では、基幹システムのリプレイス時などに同法の法律要件への適用が再度問題となり、ご相談いただくケースも増えております。このような場合もぜひ一度NHSにご相談ください。
※3 JIIMA＝公益社団法人日本文書情報マネジメント協会
※4
※Paples(ver.5.2)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。
電子帳簿保存法対応に関するシステムコンサルティングメニュー
| システム対応 | 電子帳簿保存法へ対応するためのシステムコンサルティングを500件以上実施した実績に基づき、アセスメントによる要件適応可否分析やシステム対応方針の策定、内部統制体制の運用設計や規則・規定化をご支援します。 |
|---|---|
| 電子取引データ棚卸支援 | 電子帳簿保存法の観点から、多岐にわたる「電子取引」に該当する対象データの全量把握と対応方針の整理をご支援します。ご要望により、スキャナ保存を目的とした書面も棚卸対象として承ります。 |
| 優良電子帳簿届出対応 | 優良電子帳簿の届出に際し、システム的な要件の整理と備え付けるべき書類の作成支援、提携税理士による国税当局との対応をご支援します。※注 |
※注 電子帳簿保存法対応のための各種申請書・届出書の作成、並びに国税庁との交渉においては、SKJ 総合税理士事務所（所⾧・税理士 袖山 喜久造氏）もしくはその他「税理士となる資格を有する者」へ、お客様からの業務委託が必要となります。
各地で『電子帳保存法対応のススメ』セミナー開催
| 日時 | 場所 | 主催 | NHSの講演内容 | 申込 |
|---|---|---|---|---|
| 2023年05月16日(金) 14:00～17:00 |
ウェビナー | NHS | 【NHSセミナー】袖山税理士ご登壇 電子帳簿保存法・インボイス制度 残り少ない時間で進める対応ポイント解説 |
終了 |
詳しくはイベントページをご参照ください。
電子帳簿保存法対応を行うメリット
- 1. 帳簿・書類のペーパーレス化による印刷・編綴・保管コストの削減
- 2. 過去の帳簿の検索性向上による業務の効率化
- 3. 帳簿・書類の電子データ管理・運用によるセキュリティ対策や内部統制の強化
- 4. 税務調査対応の負荷軽減
電子帳簿保存法対応システムコンサルティングサービス
電子帳票システムを導入するだけでは、電子帳簿保存法の要件をすべて満たすことはできません。上位システム及び関連業務における対応含めて、まずはNHSにお問い合わせください。電子帳簿保存法対応に詳しい、NHSの専門システムコンサルタントが提携税理士と連携し、お客様の電子帳簿保存法対応をサポート致します。（※法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。 ）
電子帳簿保存法対応システムコンサルティング リーフレットダウンロード
電帳法 電子取引対応 対象データ棚卸支援コンサルティング リーフレットダウンロード
電子帳簿保存法の対象
※赤枠が電子帳簿保存法の対象となります。
※Paples(Ver5.2) は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアです。
電子帳簿保存法システム対応までの流れ
※本サービスはPaplesシリーズを利用した対応を行う場合を対象とします。
※上位システム検証や必要な資料はお客様にご用意頂くものもございます。
電子帳簿保存法対応でPaplesを利用することによるメリット
電子帳簿保存法への要件対応に電子帳票システムの導入は必須ではありません。しかし実際には、電子帳簿保存法に対応する際に多くのお客様にPaplesをご導入頂いております。
導入メリットその1 見読可能装置としての活用
Paplesは帳票を電子化して保存するのみではなく、帳簿データのアーカイブ先として利用する事も可能です。また、文書管理機能及び明細データ管理機能により、スキャナで読み込んだイメージデータを関連する明細データと関連付けて保存する事も可能です。これらの機能を組み合わせる事により、電子帳簿保存法の区分である「帳簿」、「書類」、「スキャナ保存」の見読可能装置として位置付けて電子帳簿保存法対応業務をサポートします。
導入メリットその2 業務システムから帳簿データ・帳票をアーカイブ
業務システムのみで電子帳簿保存法に対応する場合、法定保存期間内における帳簿データおよび保存義務がある帳票の元になるデータを業務システム上に保持しておく必要があり、ディスク領域不足や処理速度低下につながる事があります。これらのデータをPaplesにアーカイブすることにより、業務システム側のデータ量を適正に保ち、操作性や運用負荷に影響を及ぼさないようにすることが可能となります。
また、Paplesに取り込まれたデータは二次活用や情報共有などにも活用できるほか、会計伝票と紙で受領した領収書等の証憑を関連付けて管理する事も可能です。
導入メリットその3 帳簿データと証憑データを一元管理
Paplesにアーカイブされた帳簿データと証憑データを関連付けて管理する事ができます。これにより、帳簿データを検索した結果、関連付けられた証憑データも同時に検索した事になり、証憑データを探す手間が大幅に削減できます。
また、証憑データの登録や帳簿データとの関連付けを自動で行う事により、運用業務負荷を大幅に削減します。
導入メリットその4 業務アプリケーションのライセンスを節約
電子帳簿保存法対応、帳票電子化に伴う帳票の検索・閲覧のためにERPなど業務アプリケーションのライセンスを多数保有すると大きなコストがかかり、帳票参照をPaplesに集約した方が低コストとなるケースもあります。
またスキャナ保存対応では、別途複数のライセンスを用意する必要が出てくるケースが多いです。
導入メリットその5 電子データの信頼性の確保と税務調査対応の負荷軽減
Paplesは受領書類のスキャニングによるデータ保存においても、タイムスタンプを付与することで、存在証明や完全性証明（改ざんがない事）ができ、電子データの信頼性を保持します。その他の業務要件に定められている運用の中でも、データの真正性の継続確認のために定期的にタイムスタンプのハッシュ値との照合作業（「タイムスタンプの一括検証」）は特に負荷が高いのですが、Paplesでは検証用の機能を用意しており、運用面を効率化できます。
電子帳簿保存法の要件に適応する「会計SubDB」として
※「会計SubDB」とは会計データのみならず、電帳法の対象となる帳簿・書類データ及び関連する明細データ、変更履歴データ、証憑文書データ等を集約し、相互関連性を保持した状態で保存するデータベースです。
電子取引対象データの棚卸支援・プレシステムコンサルティング
電帳法の対象となる取引文書や電子取引に該当するデータが多岐にわたるため、社内でどの種類の書面や取引データが対象となるかを整理し、どのように保存していくかを方針決定するプロセスにおいても専門家に支援して欲しい、というご要望が多数寄せられています。そこで、NHSでは電帳法のデータ保存対象になる取引文書や電子取引データの電子保存システム導入の前段階として、取引文書や電子取引対象データの棚卸支援コンサルティングサービスを実施しております。
特に電子取引は下記の様に保存対象が非常に多岐にわたるため、何をどこまで保存する必要があるか確認し、保存プロセスを今後の運用にまで落とし込み、手順化する必要があります。
実績に基づく電子取引データの種類数イメージ
| 国税関係帳簿・書類 （データ保存） |
スキャナ保存 | 電子取引データ | |
|---|---|---|---|
| 種類数 |
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| 特徴 |
国税関係帳簿：総勘定元帳・仕訳帳に加え、売上帳・仕入帳・売掛帳・買掛帳・賃金台帳・固定資産台帳など数種類の補助簿で構成 国税関係書類：B/S・P/Lは対象外となる場合が多く、棚卸表・納品書・請求書・注文書・注文書・検収書・受領書など十数種類程度で構成 |
受領領収書・受領請求書・受領納品書・受領注文書・発行見積書など十数種類程度で構成 |
通信手段やファイル形式、相手先によって管理対象となる種類が変わることが多く、電子メールやインターネット、電子取引クラウドサービスなどその種類は多岐にわたり、現在進行形で増加 |
意外と範囲が広い電子取引対象
- EDI・EOS・VAN
- 電子メール※ 添付ファイル
- ペーパーレス化されたFAXの受送信データ
- 通販・切符などのダウンロード領収書
- ICカードの利用履歴データ
- ファームバンキングの受送信データ
- 外部記憶媒体を介しての受送信データ
- 電子取引クラウドを利用した送受信データ
- スマホアプリでの決済入力・出力データ
- インターネット取引履歴データ
- クレジットカード利用実績データ
- NACCS（税関）輸出許可証データ
- ネット領収書・請求書スクリーンショット
※取引条件等取引内容を記載したメール等も保存対象になります。
