Paples導入による電子帳簿保存法対応のための
システムコンサルティング・対応支援サービスとは？
電子帳簿保存法に求められる要件と法律の改正状況 (2022.09.02更新)
2005年に改正された「電子帳簿保存法」は、デジタル化社会に変換するための社会的要請により、令和3年度（2021年度）税制改正では「税務署長による事前承認制度の廃止」や「信頼性の高い電子帳簿に対するインセンティブによる差別化」、スキャナ保存における「適正事務処理要件の廃止」などが盛り込まれました。
各企業にとって、大幅に規制が緩和されたことによる法令要件対応のためのハードルが下がり、経理部門の生産性向上やテレワークなどデジタル化／オンライン化の推進がしやすくなった半面、 法令要件を満たした運用となるように自己管理／内部統制を図らなければ、後々税務調査などで違反／問題が発覚した場合のペナルティが重くなるという側面もあります。
また、国税関係帳簿を作成する元となるデータベースにデータを集約・処理する過程における「真実性の確保」が必須である事に変わりありません。 データの「完全性（Integrity）」（情報の管理・処理方法が適正である事が証明でき、情報が改ざんされないこと）を保証し、一貫したデータ処理と変更履歴を保存・管理する事が求められます。
電子帳簿保存法の要件に対応するためには、多くの場合、帳簿を作成するシステムだけでなく、業務システムや会計システムなど上位システムとその業務フローも再検討・修正する対象となります。それゆえ、対象の帳簿やデータベースの切り分け、システムや業務フローへの影響範囲の特定など、専門家によるサポートが必要となるケースも珍しくありません。
また、スキャナ保存においては、「適正事務処理要件」は廃止されるものの、規程類の整備や事務処理運用の構築・点検などに関して、要件に則った対応を行う必要があります。
電子取引においては、電子的に取り交わした取引情報を「印刷して紙で保存」する対応が認められなくなり、現在書面保存を実施している企業は令和5年12月31日までに同法要件に則った電子保存に変更することが求められます。
同法システム対応について、業務効率化とペーパーレス化の長期的観点から、帳簿書類のデータ保存、スキャナ保存、電子取引とそれぞれ個別に対応するのではなく、共通のツールによる業務オペレーションの統一、一元管理を視野に入れた対応をおすすめいたします。
同法改正前は、お客様が自社で申請し承認を受けた後、税務調査時に国税当局より不備の指摘を受け、お困りになりご相談されるケースも多数承ってきましたが、今後、各企業の自己責任による運用下で、事後に国税当局より不備の指摘を受け、ペナルティを科されたり優遇措置を取り消されたりするケースが多発する懸念もございます。
NHSでは、350件を超えるシステムコンサルティング及び要件対応サポート実績をもとに、Paplesをご導入いただいたお客様に、NHSの専門コンサルタントが提携税理士と連携し、お客様の電子帳簿保存法対応をサポートしております。（※法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。 ）
また、ご導入/検討中のソフトウェアが同法の定める必要機能を満たしているか判断することは専門家以外では難しいため、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）による 「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」、「電子取引ソフト法的要件認証制度」、「電子書類ソフト法的要件認証制度」が設けられております。Paples(ver5.2)はこの認証を受けたソフトウェアです。
最近では、基幹システムのリプレイス時などに同法の適用が再度問題となり、ご相談いただくケースも増えております。このような場合も是非一度NHSにご相談下さい。
※Paples(ver.5.2)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。
各地で『電子帳保存法対応のススメ』セミナー開催
| 日時 | 場所 | 主催 | NHSの講演内容 | 申込 |
|---|---|---|---|---|
| 2023年05月16日(金) 14:00～17:00 |
ウェビナー | NHS | 【NHSセミナー】袖山税理士ご登壇 電子帳簿保存法・インボイス制度 残り少ない時間で進める対応ポイント解説 |
終了 |
詳しくはイベントページをご参照ください。
電子帳簿保存法対応を行うメリット
- 1. 帳簿・書類のペーパーレス化による印刷・編綴・保管コストの削減
- 2. 過去の帳簿の検索性向上による業務の効率化
- 3. 帳簿・書類の電子データ管理・運用によるセキュリティ対策や内部統制の強化
- 4. 税務調査対応の負荷軽減
電子帳簿保存法対応システムコンサルティングサービス
電子帳票システムを導入するだけでは、電子帳簿保存法の要件をすべて満たすことはできません。上位システム及び関連業務における対応含めて、まずはNHSにお問い合わせください。電子帳簿保存法対応に詳しい、NHSの専門システムコンサルタントが提携税理士と連携し、お客様の電子帳簿保存法対応をサポート致します。（※法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。 ）
電子帳簿保存法対応システムコンサルティング リーフレットダウンロード
電帳法 電子取引対応 対象データ棚卸支援コンサルティング リーフレットダウンロード
電子帳簿保存法の対象
※赤枠が電子帳簿保存法の対象となります。
※Paples(Ver5.2) は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアです。
電子帳簿保存法システム対応までの流れ
※本サービスはPaplesシリーズを利用した対応を行う場合を対象とします。
※上位システム検証や必要な資料はお客様にご用意頂くものもございます。
電子帳簿保存法対応でPaplesを利用することによるメリット
電子帳簿保存法への要件対応に電子帳票システムの導入は必須ではありません。しかし実際には、電子帳簿保存法に対応する際に多くのお客様にPaplesをご導入頂いております。
導入メリットその1 見読可能装置としての活用
Paplesは帳票を電子化して保存するのみではなく、帳簿データのアーカイブ先として利用する事も可能です。また、文書管理機能及び明細データ管理機能により、スキャナで読み込んだイメージデータを関連する明細データと関連付けて保存する事も可能です。これらの機能を組み合わせる事により、電子帳簿保存法の区分である「帳簿」、「書類」、「スキャナ保存」の見読可能装置として位置付けて電子帳簿保存法対応業務をサポートします。
導入メリットその2 業務システムから帳簿データ・帳票をアーカイブ
業務システムのみで電子帳簿保存法に対応する場合、法定保存期間内における帳簿データおよび保存義務がある帳票の元になるデータを業務システム上に保持しておく必要があり、ディスク領域不足や処理速度低下につながる事があります。これらのデータをPaplesにアーカイブすることにより、業務システム側のデータ量を適正に保ち、操作性や運用負荷に影響を及ぼさないようにすることが可能となります。
また、Paplesに取り込まれたデータは二次活用や情報共有などにも活用できるほか、会計伝票と紙で受領した領収書等の証憑を関連付けて管理する事も可能です。
導入メリットその3 帳簿データと証憑データを一元管理
Paplesにアーカイブされた帳簿データと証憑データを関連付けて管理する事ができます。これにより、帳簿データを検索した結果、関連付けられた証憑データも同時に検索した事になり、証憑データを探す手間が大幅に削減できます。
また、証憑データの登録や帳簿データとの関連付けを自動で行う事により、運用業務負荷を大幅に削減します。
導入メリットその4 業務アプリケーションのライセンスを節約
電子帳簿保存法対応、帳票電子化に伴う帳票の検索・閲覧のためにERPなど業務アプリケーションのライセンスを多数保有すると大きなコストがかかり、帳票参照をPaplesに集約した方が低コストとなるケースもあります。
またスキャナ保存対応では、別途複数のライセンスを用意する必要が出てくるケースが多いです。
導入メリットその5 電子データの信頼性の確保と税務調査対応の負荷軽減
Paplesは受領書類のスキャニングによるデータ保存においても、タイムスタンプを付与することで、存在証明や完全性証明（改ざんがない事）ができ、電子データの信頼性を保持します。その他の業務要件に定められている運用の中でも、データの真正性の継続確認のために定期的にタイムスタンプのハッシュ値との照合作業（「タイムスタンプの一括検証」）は特に負荷が高いのですが、Paplesでは検証用の機能を用意しており、運用面を効率化できます。
電子帳簿保存法の要件に適応する「会計SubDB」として
※「会計SubDB」とは会計データのみならず、電帳法の対象となる帳簿・書類データ及び関連する明細データ、変更履歴データ、証憑文書データ等を集約し、相互関連性を保持した状態で保存するデータベースです。
電子取引対象データの棚卸支援・プレシステムコンサルティング
電帳法の対象となる取引文書や電子取引に該当するデータが多岐にわたるため、社内でどの種類の書面や取引データが対象となるかを整理し、どのように保存していくかを方針決定するプロセスにおいても専門家に支援して欲しい、というご要望が多数寄せられています。そこで、NHSでは電帳法のデータ保存対象になる取引文書や電子取引データの電子保存システム導入の前段階として、取引文書や電子取引対象データの棚卸支援コンサルティングサービスを実施しております。
特に電子取引は下記の様に保存対象が非常に多岐にわたるため、何をどこまで保存する必要があるか確認し、保存プロセスを今後の運用にまで落とし込み、手順化する必要があります。
実績に基づく電子取引データの種類数イメージ
| 国税関係帳簿・書類 （データ保存） |
スキャナ保存 | 電子取引データ | |
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| 種類数 |
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| 特徴 |
国税関係帳簿：総勘定元帳・仕訳帳に加え、売上帳・仕入帳・売掛帳・買掛帳・賃金台帳・固定資産台帳など数種類の補助簿で構成 国税関係書類：B/S・P/Lは対象外となる場合が多く、棚卸表・納品書・請求書・注文書・注文書・検収書・受領書など十数種類程度で構成 |
受領領収書・受領請求書・受領納品書・受領注文書・発行見積書など十数種類程度で構成 |
通信手段やファイル形式、相手先によって管理対象となる種類が変わることが多く、電子メールやインターネット、電子取引クラウドサービスなどその種類は多岐にわたり、現在進行形で増加 |
意外と範囲が広い電子取引対象
- EDI・EOS・VAN
- 電子メール※ 添付ファイル
- ペーパーレス化されたFAXの受送信データ
- 通販・切符などのダウンロード領収書
- ICカードの利用履歴データ
- ファームバンキングの受送信データ
- 外部記憶媒体を介しての受送信データ
- 電子取引クラウドを利用した送受信データ
- スマホアプリでの決済入力・出力データ
- インターネット取引履歴データ
- クレジットカード利用実績データ
- NACCS（税関）輸出許可証データ
- ネット領収書・請求書スクリーンショット
※取引条件等取引内容を記載したメール等も保存対象になります。
