帳票の自動PDF化とメール添付送信で
取引帳票も社内外帳票もスピーディかつセキュアに自動配信！
PDF添付メール自動送信ソリューション
Paplesは、取引先や支店、グループ会社などに送付する各種帳票を自動でPDFに変換しメールに添付して、帳票ごとに設定された送付先へ自動送信します。 これにより、郵送費や印刷費の削減だけでなく、手作業による作業コストや誤送信によるリスクも大幅に低減でき、機密性の高い帳票も安全かつ迅速に配信できます。
また、送付した見積書や請求書など、国税関係書類に該当する取引帳票についても、Paplesに控えを自動保存することで電子帳簿保存法（電子取引に関する法令要件）への対応も可能になります。
課題
- 取引先や支店、グループ会社などに送付する帳票の仕分け・配布作業や印刷、郵送費用を削減したい。
- 誤送信や、権限者以外による帳票閲覧など、セキュリティや内部統制面でのリスクを解消したい。
- 送信した帳票内容への問い合わせ対応や再送付処理をリモートで行えるようにしたい。
- 送信した取引帳票を電子保存し、電子帳簿保存法に対応したい。
ソリューション概要
Paplesは、基幹・業務システムから連携されたデータでPDF帳票を生成し、自動でメールに添付して送信します。
PaplesReportsを活用し、帳票データ内のコード（例：取引先コードや支店コードなど）と送付先メールアドレスを自動的に紐づけ、適切な宛先へリアルタイムに帳票を配信します。
これにより、上位システムの変更を最小限に、簡単な設定で取引先ごとの請求書や注文書の自動配信システムを容易に構築できます。
また、帳票ごとにパスワードを設定できるため、契約書や役員会議事録などの重要帳票も高いセキュリティで安全に送付できます。
ソリューションの特長・効果
- 帳票作成後すぐに自動配信できるため、郵送や仕分け、配布作業のコストやリードタイムを削減できるほか、業務の効率化やTCO（総所有コスト）の削減、取引の迅速化にも貢献します。
- システム上で宛先を自動設定してメール送信するため、誤送信リスクを低減でき、PDFにパスワードを付与するなどのセキュリティ対策も可能です。
- 送信した帳票はPaplesに電子保存され、再送信も容易に行えるため、帳票を紙に印刷する必要がなくなり、印刷コストや保管コストを削減できます。また、権限のない者による帳票閲覧や書面の紛失防止につながります。
さらに、電子化によりトレーサビリティの向上や内部統制の簡易化にも貢献します。 - 送付履歴や送付した帳票内容はいつでもどこからでもWebブラウザ上で参照できるため、問合せ対応や再送付処理もリモートで行うことが可能です。
- 取引帳票は、電子帳簿保存法の電子取引に関する法令要件を満たした状態で、長期的に電子保存することもできます。
