GRANDITと専用インターフェースで連携し最小限の工数で
帳簿・書類・スキャナ保存・電子取引各区分の電帳法対応を支援
GRANDIT電子帳簿保存法対応ソリューション
Paplesは、中堅企業から導入できる国産Web-ERP「GRANDIT」向けの専用インターフェースを用意し、最小限の工数で電子帳簿保存法の要件に沿った帳票・証憑管理が可能となり、法定帳簿や証憑文書を扱う業務のペーパーレス化や効率化を促進します。
また、「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分(※注)すべてに活用できるだけでなく、税務調査も主にPaplesだけで対応できるので、企業側の監査対応負荷を軽減します。
更に、法令上長期間保管が必要な帳票データや明細データをPaples側で管理する事で、ERP側の帳票・明細データ量の適正化を図ることができます。
NHSでは、多数の同法対応システムコンサルティング実績を元に、提携税理士や専門家と共に業務フロー見直しからシステム対応、届出サポートまでお客様をご支援しています。（※法令に規定されている税理士の業務に関しては税理士とお客様との直接対応となります。 ）
課題
- GRANDITのみで電帳法対応を行うと、ERPに法令上必要な年数分のデータ保管が必要な為、データの肥大化が心配。
- 電帳法対応に必要なデータを外部保存するためのインターフェース開発が煩雑。
- 将来的には「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分すべてに対応し、無駄のない業務フローを構築したい。
- GRANDITと他の販売システムなどを利用している場合の効率的な対応方法がわからない。
- 電帳法対応を検討しているが、業務フローの要件対応や内部統制に不安を感じる、業務の煩雑化を避けたい。
ソリューション概要
帳簿・書類区分の場合、専用インターフェースにより帳票データをCSVファイルに出力しPaplesに取り込むまでを自動で連携します。訂正履歴（赤黒伝票）を含め連携するので、Paplesは帳票データのアーカイブ機能を果たすだけでなく、見読可能装置として各種条件検索に対応します。
担当者が証憑内容をGRANDITに入力すると、明細データをシームレスにPaplesに連携します。紐付用コード付きの台紙を印刷し、台紙と共に証憑書類をスキャニングすると、Paples内で明細データと紐付き保管されます。担当者は元本の証憑書類と保管された証憑データをPaplesのビュアーで確認し、タイムスタンプを付加します。(※令和3年度税制改正によりタイムスタンプ取得は必須要件ではなくなります。)
保管された証憑データは文書管理画面や明細データ管理画面からいつでも検索、閲覧できるので、問合せ対応も迅速に行える他、定期検査業務も「タイムスタンプ一括検証機能」で容易に対応が可能です。同法要件を満たすことで元本書類の破棄が可能となり、証憑書類のペーパーレス化を実現できます。スキャナ保存業務の進捗状況をGRANDITにフィードバックするので、GRANDIT側からでもチェックが可能です。
ソリューションの特長・効果
- 電子帳簿保存法では、10年以上の保管期限を定められている帳票もあり、同法対応の為だけに明細データや変更履歴、帳票データを長期間GRANDIT上に保管すると、容量や処理性能に問題が生じる懸念があります。
Paplesなら同法要件に必要な帳票・明細・証憑データを長期間保管でき、税務調査時も主にPaplesだけで対応が可能です。 - Paplesに明細データを渡したり結果をGRANDITにフィードバックしたりするための専用インターフェースを適用することで、最小限の工数で導入が可能なだけでなく、GRANDIT側でも進捗状況を確認でき、よりスムーズな業務フローを構築できます。
- Paplesは一製品で同法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分すべてをサポートする事が可能です。
お客様の更改タイミングに合わせ、どの区分／帳簿書類から対応するのが効率的か専門コンサルタントとご相談頂くことで、スムーズな対応計画を策定できます。 - 会計はGRANDIT、販売は他の業務システムを利用しているなどお客様によりシステム構成は様々です。Paplesなら複数のシステムとの連携にも対応でき、お客様の状況に合わせた業務フロー見直しのコンサルティングも可能です。
- 電帳法対応には、各種データの適正な電子保管だけでなく、検索性の要件や適正な事務処理の要件など様々な要件があります。自社対応後に税務調査時に国税局から指摘を受けるケースもあります。
NHSでは、専門コンサルタントと同法対応に詳しい専門家によるサポートを行っています。 - Paplesではスキャナ保存の事務処理適正化や内部統制を充足させるのに役立つ便利な機能をご用意しています。「タイムスタンプ一括検証機能」により適正な処理の実施を検証する定期検査業務を効率化します。
※注
「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」区分は各「帳簿の電磁的記録等による保存」・「書類の電磁的記録等による保存」・「電磁的記録等によるスキャナ保存」・「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に対応します。
GRANDIT電子帳簿保存法専用インターフェース
GRANDIT電子帳簿保存法専用インターフェースは、「Paples5 GRANDIT電子帳簿保存法対応専用Edition」とPaplesの各種オプション、GRANDIT側のインターフェース／テンプレートを含めた(※注)
セットソリューションです。
同法の4種類の区分に対応し、特に「スキャナ保存」区分のGRANDITテンプレートでは、スキャンデータの連携進捗状況、タイムスタンプの取得状況のステータスなどPaples側での対応状況をGRANDITの一覧画面からも参照できます。
帳票データや明細データ、証憑データをPaplesにアーカイブし、タイムスタンプを取得することで電子データの信頼性を保持できるので、税務調査にもPaples単体で対応することができます。
※同法対応サポートサービスご希望の場合は別途お伺いいたします。
GRANDIT AWARD 2018 「Solution of the Year」
2019年5月21日 GRANDITパートナー会で発表されました、GRANDITを支えるパートナー企業を表彰する「GRANDIT AWARD 2018」にて、NHSが開発した電帳法対応用GRANDIT専用テンプレート 「GRANDIT電子帳簿保存法対応インターフェース」が「Solution of the Year」に 選ばれました。
電子帳簿保存法対応ソフトウェアの法的要件認証
Paples(ver.5.2)は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の 「電子取引ソフト法的要件認証」、「電子書類ソフト法的要件認証」、「電子帳簿ソフト法的要件認証」、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得したソフトウェアです。
同認証制度は、JIIMAが帳簿・書類・電子取引の電子データ保存、スキャナ保存を行う市販ソフトウェアの機能が電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を充足していると判断したソフトウェアを認証する制度です。
これにより、Paples(ver.5.2)を検討されるお客様は、電帳法が要求している機能が備わっているかを個々にチェックしなくても、安心してご導入いただけます。
なお、認証されたソフトウェアの一覧は、JIIMAから国税局に提出されます。
※Paples(ver.5.2)は公益財団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電子取引ソフト法的要件認証/電子書類ソフト法的要件認証/電子帳簿ソフト法的要件認証/電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を取得しています。認証ロゴはJIIMAによりライセンスされています。
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