電子取引、仕訳明細、各種証憑データを関連付けて一元管理
業務フローを簡易化し、データを集約、長期保存・税務調査に対応
電帳法電子取引対応ソリューション
Paplesは基幹・業務システム、EDI、電子契約サービスなど様々なシステムと連携し、電子取引データを統合的に長期保存します。また、電帳法の「電子取引」区分の要件に適応し、これまで印刷出力していた文書もPaplesに取り込み、帳簿データと関連付けて電子保存ができます。
令和3年度の税制改正により、電子取引データの書面保存も認められなくなり、電帳法の定める要件でデータ保存することが必要となりました。
（※令和4年の税制改正により、令和5年12月31日までの宥恕措置が追加されています。）
電子取引データは、通信手段やファイル形式や相手先によって管理対象となる種類が変わることが多く、電子メールやインターネット、電子取引クラウドサービスなどの普及によってその種類は多岐にわたり、現在進行形で増加しています。
Paplesなら、帳票データや文書データなど様々なデータを一元管理し、Web上で参照可能である他、帳票配信や帳票活用など様々な機能を備え、同法対応のみならず様々な業務を効率化できます。
電子取引に該当するデータと棚卸支援コンサルティングサービス
電帳法適応の対象となり得る電子取引の対象は非常に幅広く、関係するシステムやデータ形式、既存の保存形態も多岐にわたります。それぞれ個別の方式での保存方法を用いると、管理が非常に煩雑化します。
また、データ量も膨大となることが多く、10年近く（原則7年、繰越欠損金控除適用の場合は最長10年）保存しなければならないため、個別システム内での対応は後々問題となります。
様々なデータ連携を可能とするPaplesをご導入いただければ、最初は一部のデータ保存からスタートし、徐々にPaplesでの保存対象を広めることができ、取引データの長期保存・一元管理を促進し、ペーパーレス化と業務の見える化・効率化を実現します。
電子取引に該当するデータが多岐にわたり、社内でどの種類の取引データを電帳法に対応した形式でどのように保存していくか整理し、方針決定するためのプロセスにおいても、専門家に支援して欲しいというご要望が多数寄せられています。そこで、NHSでは電子取引データの電帳法対応の前段階として、電子取引対象データの棚卸支援コンサルティングサービスを実施しております。
電子取引データの保存形式（例）
EDIデータなど、通信した状態のままのデータ（生データ）の保存だと明瞭性に欠くため、見出し項目の追加やマスタデータとの連携、テキスト情報の追加などして保存用データに加工する必要があります。
課題
- 見積書や注文書など取引先から受領した電子ファイルを電帳法の要件に則して保存したい。
- EDI、電子契約システムなど様々なシステムから受領する電子取引データを一元管理したい。
- 電子取引データの対象が広範で、どこからどのように手を付けたらいいか専門家に相談したい。
- 将来的には電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」すべての区分に対応し、会社全体のペーパーレス化と文書情報管理を促進したい。
ソリューション概要
様々なシステムと連携が可能なPaplesは、CSVファイル等で各種取引・仕訳明細データを取り込み、属性データやマスタデータと共に自動で関連付けを行い、一元管理します。
取引内容記載のメールや添付ファイル、利用中のサービスからダウンロードした利用明細ファイル、サービス利用画面のキャプチャ画像データ等も属性データと共に取り込み、長期保存が可能です。
属性データはPaplesの画面上で個別に入力・関連付けができるほか、キー情報での帳簿データとの連携なども可能です。
ソリューションの特徴・効果
- 令和4年4月1日以降、電子取引に係る電子取引データの書面保存は不可となります。これまで印刷出力して書面で保存していた文書については、保存方法の変更が求められます。（※令和5年12月31日までの宥恕措置あり）Paplesなら、業務システムから連携した明細データとの関連付けもPaples上で容易に行え、対応負荷を最小限に抑えることができます。また、電帳法要件に則した検索が可能で、税務調査時の対応負荷軽減にも役立ちます。
- Paplesは基幹・業務システム、EDI、電子契約サービスなど様々なシステムと連携が可能で、帳票データや文書データの自動取り込みが可能です。属性データによる自動関連付けと世代管理や検索機能により、電子取引データの一元管理を実現します。
- NHSでは専門家による電子取引対象データの棚卸支援などのコンサルティングサービスをご提供しており、お客様の電子取引対象データを網羅的に洗い出し、それぞれのデータの適切な保存対応をご提案いたします。
- Paplesは一製品で電帳法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」・「電子取引」の区分すべてをサポートする事が可能です。お客様のペーパーレス化の推進やコンプライアンス強化対応、業務効率化、テレワーク対応と合わせて専門家がサポートいたします。是非お問い合わせください。
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