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既存のフォーマットを利用して請求書や注文書を
セキュアに自動配信しコスト削減を実現!

帳票配信ソリューション(@Tovas連携)

Paplesとコクヨ株式会社が提供するクラウドサービス「@Tovas(あっととばす)」を連携させ、メール添付やFAX-ASP連携などPaples既存の帳票配信手段に加え、私書箱受取やファイル往復便など取引先ごとにセキュアで多様な帳票配信が低コストで実現できます。帳票の郵送費用や封入封緘作業を削減するだけでなく、帳票の受け渡しの時間が短縮され顧客サービスが向上します。更に、取引先ごとに変わる様々な帳票配信手段を一元管理し、業務効率化にもつながります。
また、既存の帳票フォーマットは変更することなく利用できるほか、取引先ごとに変更や追加も可能です。

課題

  1. 請求書など書類の発送にかかわる費用(印刷・封入封緘・ファイリング等作業コスト、郵送費用etc)を削減したい。
  2. 取引先ごとに発送手段が異なる(FAX・郵送・メール送付)ので管理が煩雑。一元管理したい。
  3. 取引先からの問い合わせや再発行依頼に迅速に対応したい。
  4. 帳票のレイアウトは取引先によって自由に変更したい。今までどおりのフォーマットを利用したい。
  5. 重要帳票の送受信をセキュアに行い、履歴を法的に認められる証跡・記録として残したい。
  6. 取引帳票の承認ワークフローなど帳票に関連する周辺業務もシステム化したい。

ソリューション概要

Paplesとコクヨ株式会社のクラウドサービス「@Tovas(あっととばす)」を利用した帳票配信システムの構築が可能です。
Paplesで帳票フォーマットを自由に追加・変更(PaplesReports)し、帳票を自動生成、長期間電子保管します。取引先によって「@Tovas」のファイル送信、私書箱などのサービスを利用し、重要帳票をセキュアに取引先に届けることが可能です。相手が受け取った旨の通知機能だけでなく、電子的な送達の実証など法的要件を備えており、重要書類も安心して配信できます。
また、「@Tovas」のファイル往復便では、双方向電子ファイル交換が可能です。受発注に関わる重要書類のやり取りをシステム上で実現でき、専用ファイルサーバは不要となります。
Paplesで配信前後の帳票を一元管理しているので、電子捺印ワークフローによる事前確認や受取帳票との紐付け管理、過去帳票への問合せ対応などの業務を効率化できます。

ソリューションの特長・効果

  1. これまで取引帳票の出力・発送に必要だった印刷コストや郵送コストを削減できるだけでなく、仕分けや封入封緘作業も削減でき、帳票内容の精査など本来の業務に集中できます。配信した帳票は仕分けされた状態で長期間の電子保管が可能で、電子帳簿保存法申請を行えば国税関連帳簿の控えの印刷出力も不要となり、ペーパーレス化を更に促進できます。
  2. 取引先によって郵送・FAX・メール添付など様々な発送対応が求められた結果、煩雑化していた帳票管理を、システム上で一元的に管理できるようになります。
  3. 作成された帳票はPaplesに長期間電子保管され、複合検索機能により該当帳票を直ぐに探し出せるので、問合せに迅速に対応し、再発行を行う事が可能です。各種監査対応の負荷軽減にも貢献します。
  4. 取引先や各種分類ごとに運用している既存の帳票フォーマットは変更せずにそのままご利用いただけます。GUI操作で誰でもカンタンにフォーマットを追加・変更できるので、帳票・書類の追加配信などの運用も柔軟に行えます。
  5. 「@Tovas」は送受信の履歴(証跡)を第三者的に記録・ 証明する「情報トレーサビリティ」を提供しており、証跡・記録を必要とする重要帳票の送受信に安心してご利用いただけます。SSLにより暗号化されたセキュアな専用配信サービスを低コストで実現でき、自社で取引先とVPN環境を構築する必要がなくなります。
  6. Paplesの電子捺印・ワークフロー機能を活用すれば、配信前の帳票の社内承認業務や「@Tovas」のファイル往復便で返信された帳票内容の確認ワークフロー業務もシステム上で可能となります。

ソリューション

ソリューション

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  • セミナー/イベント
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セミナー/イベント情報

2017.12.13
請求書電子化への道の事例を解説!NHS/コクヨセミナー『請求書電子化への道 帳票自動配信のススメ in 大阪』を開催します。是非お気軽にご参加ください。
2017.11.22
Best Value Solution 2017 in Nagoya』~デジタルイノベーションで未来を変える~に出展します。
月次開催 11/21・12/14
Paplesハンズオンセミナー』を月次で開催します。Paplesを実際に触ってみたい、電子化された帳票の業務活用事例を知りたい方はご参加ください。

ニュース/リリース情報

2017.08.01
日産化学工業様の帳票電子配信ソリューション導入事例を追加しました。
2017.04.30
帳票配信ソリューション(@Tovas連携)を追加しました。
2017.04.30
電子帳簿保存法申請サポートソリューションを追加しました。
2017.04.30
Paplesソリューションの全体マップを追加しました。