電帳法対応を強化し手入力を極限まで削減。自動連携による
一貫したシステム処理で、確認業務に集中できる業務フローに
Paples5.2のドキュメント管理・改正電帳法対応 AI-OCR連携等 追加機能をご紹介
Paples5.2のドキュメント管理オプションに新機能が加わり、改正電帳法への対応や証憑管理業務をさらに効率化できるようになりました。
マスタからの入力支援機能やAI-OCR連携により、ドキュメント登録時の手入力や転記処理を極限まで削減し、帳票-ドキュメントリンクにより電子帳票の属性情報をドキュメントの属性情報に自動連携できます。
また、ワークフローシステムで登録・承認された電子帳票との連携も容易になり、受領証憑との関連付け管理や電子帳簿保存法 スキャナ保存対応等のドキュメント管理業務をさらに効率的に運用できるようになりました。
2022年11月リリース
ドキュメント登録属性入力支援／帳票-ドキュメントリンク2023年7月リリース
AI－OCR連携機能
ポイント1 マスタ連携等でドキュメント登録時の情報入力支援
ドキュメント管理オプション内で、ドキュメント登録時の属性情報の手入力や転記が削減できる便利な支援機能をリリースしました。
転記や手入力を軽減するドキュメント属性情報入力支援
各ドキュメントの属性情報を登録する際の入力支援機能を強化しました。
・ リストからの選択
・ マスタからの選択・検索
特に、入力データの統一が必要となる取引先名や仕入先名等について、基幹システムのマスタと連携し、前方一致検索やポップアップ画面からの選択とすることで、 手入力を極力削減し、登録業務をさらに効率化できるようになりました。
ドキュメント登録画面 ― ドキュメントの属性設定での入力支援
ポイント2 電子帳票とドキュメントの関連リンク
帳票管理機能とドキュメント管理との相互の関連を確保し、電子帳票と関連するドキュメントを関連付けることが可能です。帳票の検索結果から該当の帳票に関連するドキュメントを参照することもできます。これにより、ドキュメントの属性情報を電子帳票の項目から充足させ、電帳法の検索要件等にも容易に対応でき、手入力を最小限にとどめられます。
電子帳票からのドキュメント関連付け登録
上位システムから連携し自動生成された電子帳票に対して関連する証憑等のドキュメントを登録し、関連付けることで、ドキュメントの属性情報も電子帳票の項目から自動で関連付けられます。電帳法の検索要件への充足も、手入力を最小限に容易に対応が可能です。
帳票一覧画面 ― ドキュメントを登録して添付
ドキュメント属性も電子帳票から自動で関連付け
電子帳票からの参照・検索結果からの参照
帳票一覧や帳票検索画面結果から、帳票と関連するドキュメントまで表示させることが可能です。
帳票検索結果画面 ― 帳票検索結果
帳票一覧画面
ポイント3 捺印ワークフローと新機能を活用した運用例
電子帳簿保存法への対応から、請求書等受領した証憑書類と電子帳票を紐付け管理し、電子保存するニーズが高まっています。
Paplesなら、承認ワークフローで承認された電子帳票と関連する証憑を紐付けて電子保管でき、従来の業務フローを大きく変更することなく、業務全体の電子化と紙で受領した証憑の元本破棄が可能となります。（注: 一定の法令要件に則った業務フローで処理した場合に限られます。）
捺印ワークフローで承認した帳票にドキュメントを紐付け一元管理
電子帳票からドキュメントの紐付け登録を行うと、証憑ドキュメントの電帳法対応等検索に必要な属性情報を電子帳票の項目から自動で充足することができ、簡易ワークフローと合わせて、効率よく一貫したシステム処理を行える業務フローを構築できます。
＜活用事例：経費精算ワークフロー、電帳法対応（請求書・領収書）帳票関連け電子データ保存＞
上位システムから出力した経費申請伝票をPaplesで電子化後、当該伝票へ受領した請求書等を関連付けし、捺印ワークフローで回覧することで、ワークフローと電帳法対応の両方を同時に実現しました。
捺印機能補足
Paplesの電子捺印時に外部プログラムを起動する事も可能です。
別のワークフローパッケージとの連携も可能です。
SAPシステムの場合、リモートファンクションコール（RFC）によって承認ステータスを決裁状態に更新した実績もございます。
※Paplesのアドオン、SAPシステム用のアドオン対応が必要
申請者－電子帳票とドキュメントの紐付け処理
Paplesからの電子帳票作成完了メールに記載されたURLより帳票を表示
承認者－電子帳票とドキュメントを確認し承認処理
Paplesからの承認依頼メールに記載された電子帳票URLより参照表示
経理・財務部門の決裁者－決済処理
ログイン時にログイン者が決裁すべき帳票の一覧を表示可能
決裁者－内容確認後に捺印
ポイント4 AI-OCR連携でドキュメント登録時の情報入力支援
ドキュメント登録時に、AI-OCR連携により検索要件など法令対応に必要な属性情報をドキュメント内から自動で取得し、各登録項目にセットすることができます。これにより、入力ミスの軽減や作業の省力化を大幅に促進できます。
AI-OCRによるドキュメント属性情報の自動入力
Paplesの新機能「AI-OCR連携」では、利用製品・運用方法等に合わせ二種類の連携方式が利用できます。
※別途AI-OCR製品の購入または契約が必要となります。対応している連携製品に関しては「Paples機能 取り込む！ 文書取り込み」ページを参照下さい。
パターン1: AI-OCRとシームレスに連携し、Paplesのドキュメント登録画面から取得ボタンの押下だけでドキュメントから属性情報を取得します。
パターン2: 「パターン1」で連携するOCR製品以外でも、Paplesに連携させてドキュメントから属性情報を自動取得する対応が可能です。
「パターン2」で連携可能なOCR製品についての詳細はお問い合わせください。
ドキュメント登録画面イメージ（パターン１）
