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GRANDITと専用インターフェースで連携し最小限の工数で
帳簿・書類・スキャナ保存区分の電帳法申請を支援

GRANDIT電子帳簿保存法申請支援ソリューション

Paplesは、中堅企業から導入できる国産Web-ERP「GRANDIT」向けの専用インターフェースを用意し、最小限の工数で電子帳簿保存法の申請要件に沿った帳票・証憑管理が可能となり、法定帳簿や証憑文書を扱う業務のペーパーレス化や効率化を促進します。

また、「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」申請区分(※注)を一製品でカバーできるだけでなく、税務調査もPaplesだけで対応できるので、企業側の監査対応負荷を軽減します。

更に、法令上、長期間保管が必要な帳票データや明細データをPaples側で管理する事で、ERP側の帳票・明細データ量の適正化を図ることができます。

NHSでは、多数の同法対応コンサルティング実績を元に、提携税理士や専門家と共に業務フロー見直しからシステム対応、申請サポートまでお客様をご支援しています。

課題

  1. GRANDITのみで電帳法申請を行うと、ERPに法令上必要な年数分のデータ保管が必要な為、データの肥大化が心配。
  2. 電帳法申請に必要なデータを外部保存するためのインターフェース開発が煩雑。
  3. 将来的には「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」区分すべてを申請し、無駄のない業務フローを構築したい。
  4. GRANDITと他の販売システムなどを利用している場合の効率的な申請方法がわからない。
  5. 電帳法申請を検討しているが、適正事務処理要件への対応に不安を感じる。
  6. 適正事務処理要件を満たす業務フローが煩雑となるので効率化したい。

ソリューション概要

帳簿・書類区分申請の場合、専用インターフェースにより帳票データをCSVファイルに出力しPaplesに取り込むまでを自動で連携します。訂正履歴(赤黒伝票)を含め連携するので、Paplesは帳票データのアーカイブ機能を果たすだけでなく、見読可能装置として各種条件検索に対応します。

担当者が証憑内容をGRANDITに入力すると、明細データをシームレスにPaplesに連携します。紐付用コード付きの台紙を印刷し、台紙と共に証憑書類をスキャニングすると、Paples内で明細データと紐付き保管されます。担当者は元本の証憑書類と保管された証憑データをPaplesのビュアーで確認し、タイムスタンプを付加します。

保管された証憑データは文書管理画面や明細データ管理画面からいつでも検索、閲覧できるので、問合せ対応も迅速に行える他、適正事務処理要件にある定期検査業務も「タイムスタンプ一括検証機能」で容易に対応が可能です。定期検査後は元本書類の破棄が可能となり、証憑書類のペーパーレス化を実現できます。スキャナ保存業務の進捗状況をGRANDITにフィードバックするので、GRANDIT側からでもチェックが可能です。

ソリューションの特長・効果

  1. 電子帳簿保存法では、10年以上の保管期限を定められている帳票もあり、同法対応の為だけに明細データや変更履歴、帳票データを長期間GRANDIT上に保管すると、容量や処理性能に問題が生じる懸念があります。
    Paplesなら同法要件に必要な帳票・明細・証憑データを長期間保管でき、税務調査時もPaples単体で対応が可能です。
  2. Paplesに明細データを渡したり結果をGRANDITにフィードバックしたりするための専用インターフェースを適用することで、最小限の工数で導入が可能なだけでなく、GRANDIT側でも進捗状況を確認でき、よりスムーズな業務フローを構築できます。
  3. Paplesは一製品で同法の「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」の申請区分すべてをサポートする事が可能です。
    お客様の更改タイミングに合わせ、どの申請から対応するのが効率的か専門コンサルタントとご相談頂くことで、スムーズな申請計画を策定できます。
  4. 会計はGRANDIT、販売は他の業務システムを利用しているなどお客様によりシステム構成は様々です。Paplesなら複数のシステムとの連携にも対応でき、お客様の状況に合わせた業務フロー見直しのコンサルティングも可能です。
  5. 電帳法対応には、各種データの適正な電子保管だけでなく、検索性の要件や適正な事務処理の要件など様々な要件があります。一度申請をしても税務調査時に国税局から指摘を受けるケースもあります。
    NHSでは、専門コンサルタントと同法申請対応に詳しい専門家によるサポートを行っています。
  6. Paplesではスキャナ保存の適正事務処理要件を充足させるのに役立つ専用の機能をご用意しています。「タイムスタンプ一括検証機能」により適正な処理の実施を検証する定期検査業務を効率化します。

※注

「帳簿」・「書類」・「スキャナ保存」申請区分は各「帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請」・「書類の電磁的記録等による保存等の承認申請」・「電磁的記録等によるスキャナ保存の承認申請」に対応します。

ソリューション

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セミナー/イベント情報

2018.06.13-07.18
袖山税理士登壇!『電子帳簿保存申請のススメ in 8都市』を開催します。今回はスキャナ保存申請の実践的解説も加え、文書管理とペーパーレス化推進をテーマに詳説します。
次回開催 5/18
電子帳簿保存法申請対応 個別相談会』を隔月で開催します。電帳法申請をご検討で課題やお悩みのある方は是非ご参加ください。別日程ご希望の方はご相談下さい。
月次開催 5/24・6/20・7/19
Paplesハンズオンセミナー』を月次で開催します。Paplesを実際に触ってみたい、電子化された帳票の業務活用事例を知りたい方はご参加ください。