「DocYou（ドックユー）」は、NHS の統合電子帳票ソリューション「Paples」をベースに開発された、電子署名・タイムスタンプ・個人認証などの機能を持つ電子取引・電子契約クラウドサービスです。専用のサーバーや電子署名の取得などが不要なため、低コストですぐにご利用いただけます。「DocYou」導入により、コスト削減や業務効率化、コンプライアンスの強化、テレワーク／リモートワークの推進を実現します。
また、電子帳簿保存法への対応でも実績豊富なNHSの「Paples」とも連携し、契約文書だけでなく、請求書や注文書などの取引文書の配信にも活用できます。
NHSでは、SAP ERP、GRANDITをはじめとした様々な業務システムとの連携に数多くの実績があり、上位システムの情報をもとに書類を作成・送信したり、受信した書類の情報や相手先が署名した情報を取り込むこともできます。
電子契約では収入印紙は不要。電子署名を取得・維持管理する必要はありません。
クラウドサービスなので、サーバーなどを用意する必要がなく、低コストで始められます。無料でのお試しも可能です。
導入前に書類の送信数などをもとに、費用対効果を試算することもできます。
電子帳簿保存法の申請サポート実績が250件以上ある経験豊富な専任コンサルタントがサポートし、社外の取引先との契約書類のペーパーレス化とあわせて、社内のペーパーレス化もご支援いたします。
マルチファクター認証によるなりすましの防止、通信やデータの暗号化による盗聴や改ざん・読み取りの防止、データの分散保管による災害時のデータ損失の防止などが徹底されています。
ダッシュボードにより取引状況が一目でわかります。送受信双方の未処理の取引が回答希望日の古い順に表示され、次のアクションを促します。
送料・人件費・印紙代・保管料・製本テープ代・紙代・インク代など、書面で契約書を作成していた際にかかっていたコストの大幅に抑えられます。
ブラウザからの簡単な操作だけで契約の締結が完了します。契約書の製本・郵送・保管などの作業が不要となり、契約締結までの時間が短縮され、取引先へのサービス向上につながります。
従来、契約締結のためには捺印が不可欠で、そのために上司も担当者も出社し、ハンコを押す作業が必要でした。また、契約書も電子化されていないため、オフィスで原本を確認する必要がありました。電子契約ではハンコは不要、契約書をいつでもどこでも確認できます。
書面での契約管理には、改ざん・保管漏れ・破損などのリスクがつきまといますが、電子契約ではこれらを解消し、コンプライアンスの強化につながります。
複数の取引先との契約の進捗状況を画面上で一元管理できます。書類の既読状況が確認でき、契約途中でも「誰が、いま、どのように」契約を進めているかも把握できます。さらに類似の契約書との比較や過去の契約書との比較なども容易にできます。
産業流通ソリューション事業部
